Um ERP pode atender a várias entidades jurídicas? Um checklist prático de avaliação

Comece pelos seus requisitos, não pela expressão “múltiplas entidades”

A contabilidade para múltiplas entidades geralmente envolve gerenciar mais de uma entidade jurídica em um sistema. Essa definição não informa como um produto específico trata livros contábeis, transações, regras de acesso ou relatórios; esses fluxos variam conforme o produto e sua configuração. (Rillet, “Multi-Entity, Multi-Currency ERP for Scale-Ups”: https://www.rillet.com/blog/multi-entity-multi-currency-erp-global-expansion)

Considere a consolidação, o fechamento mais simples e a redução de riscos como resultados a testar, não como benefícios automáticos. A Oracle NetSuite descreve esses aspectos como possíveis objetivos da contabilidade para múltiplas entidades, mas essa descrição não comprova o que uma determinada implementação alcançará. Gerenciar entidades em um único sistema também pode aumentar a complexidade dos processos à medida que a organização cresce. (Oracle NetSuite: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/multi-entity-accounting.shtml; Citrin Cooperman: https://www.citrincooperman.com/In-Focus-Resource-Center/Multi-Entity-Accounting-in-QuickBooks-When-Does-It-Make-Sense-to-Take-the-Next-Step)

Compare um ambiente compartilhado com a abordagem atual ou proposta de sistemas separados, usando os mesmos fluxos de trabalho reais. Uma plataforma compartilhada é uma forma de gerenciar várias entidades jurídicas, mas não há garantia de que seja adequada para todas as organizações. (Rand Group: https://www.randgroup.com/insights/services/evaluation-selection/best-multi-entity-accounting-software-and-erp-systems-for-growing-businesses/)

• Liste todas as entidades jurídicas incluídas no escopo, o papel de cada uma na organização e quais equipes usam seus registros.
• Identifique os processos contábeis e operacionais que precisam funcionar entre entidades, e não apenas dentro de cada uma.
• Registre os resultados necessários: livros e relatórios por entidade, visões do grupo, evidências de auditoria e quaisquer relatórios externos.
• Classifique cada requisito como essencial, desejável ou ainda não resolvido. Separe as interpretações jurídicas e contábeis das dúvidas sobre configuração do software.

Diferencie entidades jurídicas de locais, departamentos e moedas

Uma entidade jurídica não é intercambiável com um departamento, uma filial, um projeto, um armazém ou uma moeda. Todos podem ser dimensões importantes em um ERP, mas usar um conceito no lugar de outro pode tornar pouco claro qual organização é responsável por uma transação e a quais livros contábeis ela pertence.

Prepare um mapa resumido das entidades antes das demonstrações. Para cada entidade, anote as atividades que realiza, os registros que precisa manter e sua relação com as demais entidades. Em seguida, liste as dimensões não relacionadas a entidades pelas quais você precisa gerar relatórios, como departamento ou local.

Peça ao fornecedor que mostre como o sistema representa cada conceito e o que acontece quando um usuário insere uma transação. Não deduza o tratamento jurídico ou contábil com base no rótulo exibido na tela. Peça a consultores qualificados que confirmem de quais entidades e tratamentos de relatório sua organização precisa.

• Uma transação pode ser atribuída à entidade jurídica correta independentemente do departamento, local ou projeto?
• O mesmo local ou departamento pode estar associado a mais de uma entidade, se isso corresponder à sua estrutura?
• Como o sistema diferencia a moeda da transação da moeda de relatório da entidade e do grupo, se aplicável?
• Quais campos são obrigatórios para evitar que usuários registrem atividades na entidade errada?

Verifique o que precisa ser separado: livros, períodos, numeração e acessos

Não presuma que um sistema compartilhado implique controles contábeis totalmente compartilhados ou totalmente separados. Para cada requisito, peça ao fornecedor que identifique a configuração ou o fluxo de trabalho que o atende, faça uma demonstração em um ambiente de teste e explique eventuais limitações ou dependências.

Confirme o comportamento necessário com sua equipe contábil. A necessidade de diferenciar períodos, sequências de numeração, livros contábeis ou outros controles pode depender das políticas contábeis, das jurisdições e das obrigações de reporte.

• Livros: É possível identificar quais registros pertencem a cada entidade e gerar as visões contábeis necessárias para ela?
• Períodos: Cada entidade pode seguir os controles de período e a sequência de fechamento exigidos pela equipe financeira? O que acontece se uma entidade estiver pronta para fechar antes de outra?
• Numeração: Os identificadores das transações podem seguir as políticas necessárias por entidade ou tipo de transação? Pergunte o que acontece quando um número é anulado ou um registro é corrigido.
• Permissões: É possível limitar o acesso dos usuários às entidades e aos registros apropriados para suas funções? Teste o que podem visualizar, criar, editar, aprovar ou exportar.
• Trilha de auditoria: Pergunte quais evidências são mantidas sobre alterações nas atribuições de entidade, nos registros contábeis e nos acessos de usuários, e como revisores autorizados podem consultá-las.

Teste clientes, fornecedores, produtos e outros dados mestres compartilhados

Um registro compartilhado de cliente ou fornecedor pode reduzir a duplicação na manutenção dos dados, mas também pode levantar questões de responsabilidade, visibilidade, condições específicas por entidade e qualidade dos dados. Não presuma que o ERP compartilha dados mestres automaticamente nem que os dados compartilhados sejam adequados para todos os registros.

Use registros representativos da sua própria empresa. Peça ao fornecedor que mostre se um cliente, fornecedor, produto ou serviço pode ser usado por várias entidades, se os detalhes específicos de cada entidade podem ser diferentes e o que um usuário de uma entidade pode visualizar ou alterar. Confirme o comportamento em um ambiente de teste.

• Uma parte pode ter atividades com mais de uma entidade? Como essas atividades são diferenciadas no registro e nos relatórios?
• Quais campos dos dados mestres são compartilhados e quais podem variar por entidade?
• Como registros duplicados ou conflitantes são identificados e resolvidos?
• O acesso pode ser restringido quando um registro é compartilhado entre entidades?
• Qual é o efeito da alteração de um registro compartilhado sobre transações existentes e futuras?

Percorra as transações entre empresas, da origem até a liquidação

A conciliação entre empresas é uma área relevante a avaliar na contabilidade para múltiplas entidades, mas uma descrição geral dos recursos de um produto não demonstra como ele trata os tipos de transação da sua organização. (Rillet, “Multi-Entity, Multi-Currency ERP for Scale-Ups”: https://www.rillet.com/blog/multi-entity-multi-currency-erp-global-expansion)

Avalie o fluxo completo, não apenas uma caixa de seleção ou uma tela de transação. Inclua a transação inicial, o lançamento ou documento correspondente na outra entidade, a revisão e aprovação, a conciliação, a liquidação e os relatórios que a equipe financeira usa para confirmar a conclusão. Peça ao fornecedor que diferencie o comportamento padrão de configurações, etapas manuais, integrações ou produtos adicionais.

• Teste uma venda ou um serviço prestado por uma entidade a outra: quem inicia o processo, quais registros são criados e como os dois lados são revisados?
• Teste uma despesa paga por uma entidade em nome de outra: como a alocação é registrada, aprovada e conciliada?
• Teste uma transferência de estoque, ativos ou outros itens, se isso ocorrer na sua organização.
• Pergunte como são tratados, quando relevantes, as taxas de câmbio, as diferenças de período, os valores divergentes e os lançamentos correspondentes rejeitados.
• Acompanhe o saldo até a liquidação. Identifique quem é responsável por cada etapa e como as diferenças não resolvidas são destacadas.
• Pergunte se o fluxo é automatizado, parcialmente automatizado ou manual, e quais controles continuam sob a responsabilidade do cliente.

Verifique os relatórios por entidade e as visões do grupo, incluindo eliminações

Peça ao fornecedor que gere o mesmo relatório representativo no nível da entidade e para o grupo todo. Confirme o escopo, os filtros, a apresentação da moeda, os dados de origem e o momento de cada visão, em vez de confiar em uma tela-resumo bem apresentada.

Se precisar de relatórios consolidados, pergunte como o sistema trata saldos e transações entre empresas, inclusive se e como as eliminações são representadas. Não presuma que uma visão consolidada equivale a um processo completo de consolidação. Peça a consultores contábeis que confirmem o tratamento contábil necessário, os controles de revisão e os resultados dos relatórios.

• Usuários autorizados podem gerar os relatórios necessários para uma entidade sem misturar a atividade de outra?
• É possível rastrear a visão do grupo até as entidades que contribuíram e os registros subjacentes?
• Como os saldos entre empresas são identificados, revisados e conciliados para fins de relatório?
• Se forem necessárias eliminações, onde são registradas, revisadas e refletidas nos resultados?
• Os usuários conseguem ver o período de reporte, o escopo das entidades e os demais filtros usados para gerar um relatório?
• O que o produto não consolida ou calcula sem configuração adicional ou trabalho manual?

Teste as exceções, não apenas o fluxo ideal

Demonstrações de rotina costumam usar dados organizados e um fluxo de trabalho simples. Sua avaliação também deve mostrar o que acontece quando um registro está incorreto, atrasado, restrito ou já faz parte de um processo fechado. Esses casos podem revelar dependências operacionais que uma lista de funcionalidades talvez não explique.

Use as políticas da sua organização para definir os resultados esperados. As perguntas abaixo são sugestões para testes, não afirmações de que todos os ERPs as tratam de determinada maneira.

• Correção: Quais etapas estão disponíveis quando uma transação é atribuída à entidade errada? A correção preserva um histórico compreensível?
• Lançamento atrasado: Como o sistema trata uma transação lançada com atraso em um período que já foi fechado ou está sendo fechado?
• Alteração de entidade: É possível mudar a atribuição de entidade após o lançamento ou a aprovação? Quem pode fazer isso e quais registros ou relatórios são afetados?
• Acesso restrito: O que acontece quando um usuário tenta visualizar, editar, aprovar ou exportar um registro fora do escopo permitido?
• Divergência: Como pares incompletos de transações entre empresas ou saldos não conciliados são identificados, atribuídos e acompanhados?
• Falha ou exceção: Quais evidências ficam disponíveis quando um fluxo não pode ser concluído como esperado?

Use um roteiro de avaliação repetível e mantenha as evidências

Execute o mesmo roteiro para cada sistema candidato. Use cenários representativos, funções realistas e dados de exemplo que reflitam a estrutura das suas entidades. Peça ao fornecedor que demonstre o fluxo e, sempre que possível, solicite que sua equipe o repita em um ambiente de teste.

Para cada requisito, registre o resultado, as evidências e as dúvidas em aberto. As evidências podem incluir um documento do produto com data, uma tela de configuração, um resultado de teste ou um esclarecimento por escrito do fornecedor. Considere declarações verbais não verificadas até que sejam confirmadas.

• Crie um cenário para cada fluxo prioritário: lançamento específico de uma entidade, dados mestres compartilhados, atividade entre empresas, relatórios e pelo menos uma exceção.
• Para cada cenário, documente os dados iniciais, a função do usuário, o resultado esperado, o resultado obtido e qualquer solução manual alternativa.
• Registre se o comportamento é padrão, configurado, dependente de outro produto ou processo, ou ainda não confirmado.
• Anote as limitações, as decisões que cabem ao cliente, as dependências da implementação e o responsável por cada acompanhamento.
• Avalie a adequação em relação aos seus requisitos, não pela quantidade de funcionalidades. Trate o fracasso em um fluxo essencial como uma questão decisória, não como uma pequena lacuna da demonstração.
• Peça às equipes financeira e operacional que revisem as evidências em conjunto; encaminhe dúvidas sobre tratamento contábil e estrutura jurídica a consultores qualificados.