Este ERP consegue gerir corretamente a numeração de faturas? Lista prática de avaliação

Porque é que a numeração de faturas merece ser testada como fluxo de trabalho

Uma demonstração que cria uma única fatura diz muito pouco sobre a forma como um ERP gere a numeração ao longo do tempo. A pergunta mais útil é o que acontece quando uma transação é guardada como rascunho, emitida, cancelada, corrigida, importada ou tratada por alguém com permissões diferentes.

Avalie a numeração como um fluxo de trabalho, não como uma única definição a verificar. A lista abaixo serve para estruturar demonstrações e testes em ambiente de testes; não afirma que um ERP específico suporta determinado comportamento. Peça ao fornecedor que mostre cada resultado no produto e registe quaisquer limitações.

Mantenha distintas duas avaliações. Primeiro, avalie os controlos operacionais: o que a aplicação faz e o que os utilizadores podem ver ou alterar. Em separado, confirme se o processo pretendido cumpre as regras aplicáveis em cada jurisdição onde emite faturas.

• Utilize um ambiente de testes e registos de exemplo, não faturas de clientes reais.
• Defina os resultados esperados antes da demonstração, para poder comparar o comportamento do sistema com o seu próprio processo.
• Registe quais os resultados demonstrados, quais foram descritos mas não apresentados e quais continuam sem resposta.

Identifique os documentos e as sequências que a sua empresa utiliza

Antes de comparar sistemas, faça uma lista dos documentos que a sua empresa cria e decida quais precisam de sequências separadas no âmbito do seu processo. Não parta do princípio de que todos os documentos designados por fatura, documento de ajustamento ou nota de crédito têm de partilhar uma sequência — nem de que não a podem partilhar. Defina primeiro a necessidade da empresa e, em seguida, confirme quaisquer requisitos locais aplicáveis junto de fontes oficiais.

Para cada tipo de documento, registe quem o cria, quando passa a ser definitivo no seu fluxo de trabalho, qual a entidade ou unidade de negócio que o emite e o que acontece quando precisa de ser corrigido. Este inventário dá ao fornecedor um cenário concreto para configurar e demonstrar.

• Faça uma lista dos tipos de documentos, como faturas a clientes, notas de crédito e quaisquer documentos de correção ou cancelamento utilizados no seu processo.
• Registe a entidade jurídica, a unidade de negócio, o canal de vendas ou outro agrupamento relevante, caso a sua empresa precise de separar a numeração com base em algum destes elementos.
• Indique se o seu processo exige que uma sequência continue na passagem de um período fiscal para o seguinte ou seja configurada de forma diferente nesse momento.
• Identifique integrações, transações recorrentes, importações e percursos de introdução manual que possam criar documentos.
• Assinale os pressupostos que precisam de ser confirmados junto de uma autoridade tributária local ou de um consultor qualificado.

Teste rascunhos, faturas emitidas, documentos anulados e cancelamentos

Peça ao fornecedor que demonstre todo o ciclo de vida, não apenas o momento em que surge um número. Utilize uma sequência de transações de teste e observe o que o sistema apresenta após cada ação. O objetivo é compreender o comportamento do produto e perceber se a equipa consegue explicar o registo mais tarde.

Teste percursos normais e excecionais. Por exemplo, crie um rascunho e deixe-o por emitir; emita outro documento; depois, cancele ou anule um documento de teste através do fluxo de trabalho disponibilizado pelo sistema. Pergunte se um documento posterior recebe um novo número e que registo permanece do documento anterior. Não parta do princípio de que a resposta é igual em todos os produtos ou configurações.

• Um rascunho recebe um número ou apenas um documento que atinge um estado específico?
• Os utilizadores podem editar ou descartar um rascunho e é possível distinguir essa ação do cancelamento de um documento emitido?
• Que número e estado continuam visíveis depois de um cancelamento ou anulação?
• O sistema consegue explicar uma aparente lacuna na sequência sem reutilizar silenciosamente um número?
• O fornecedor consegue mostrar o histórico do documento e explicar que ações os utilizadores podem realizar?

Verifique notas de crédito, correções e documentos reemitidos

Crie um caso de teste em que uma fatura emitida precisa de um ajustamento. Peça ao fornecedor que mostre como o ajustamento é registado e como um utilizador pode encontrar o documento a que está associado. Em seguida, teste um caso separado em que, de acordo com o seu processo, seja necessário corrigir ou reemitir um documento.

Os aspetos essenciais da avaliação são a rastreabilidade e a clareza: um revisor consegue distinguir o documento original do ajustamento posterior e a sua equipa consegue explicar o que aconteceu sem depender de notas informais? Peça ao fornecedor que mostre os ecrãs, registos e exportações relevantes, em vez de se basear apenas numa descrição verbal.

• Um utilizador consegue navegar da nota de crédito ou da correção para a fatura original e vice-versa?
• O sistema mantém uma relação clara e compreensível entre os registos depois de o ajustamento ser lançado?
• O que acontece se a fatura original tiver sido criada através de uma importação ou integração?
• O fornecedor consegue demonstrar o processo de correção de um erro sem substituir o histórico?
• Confirme o tratamento exigido para as correções e os documentos associados através de orientações locais oficiais ou de um consultor qualificado.

Verifique quem pode alterar as definições de numeração e o que fica registado

A capacidade de governar uma sequência depende dos controlos em torno da sua configuração. Peça ao fornecedor que identifique os perfis que podem definir ou alterar as opções de numeração e que demonstre o que acontece quando um utilizador autorizado altera uma definição.

Não deduza que existe um registo de auditoria apenas porque há contas de utilizador ou um ecrã de atividade. Peça para ver o registo de uma alteração de exemplo, incluindo as informações que são captadas e quem as pode consultar. Se a aplicação não disponibilizar o histórico exigido pelo seu processo, registe essa lacuna para a avaliar antes da adoção.

• Que perfis podem criar, editar ou desativar uma sequência de numeração?
• O acesso pode ser limitado a administradores específicos ou a perfis da área financeira?
• O sistema regista as alterações à configuração e é possível consultar um exemplo?
• Um utilizador normal de faturação pode alterar um número depois de o documento ser emitido?
• Quem revê as alterações de configuração e como documentará a equipa essa revisão?

Analise importações, migrações, entidades e períodos fiscais

O comportamento da numeração pode ser mais difícil de avaliar quando os registos chegam de fora do ecrã habitual de introdução de dados. Teste o percurso da migração ou integração com dados de exemplo antes de decidir como fazer a transição. Peça ao fornecedor que explique que campos são mantidos, quais são atribuídos pelo ERP e como os registos importados podem ser distinguidos dos novos.

Se a sua empresa opera com várias entidades ou precisa de sequências diferentes para fluxos de trabalho distintos, teste esses casos explicitamente. Teste também o limite que lhe interessa, como a mudança de período fiscal. Não confie numa afirmação genérica de que a aplicação suporta várias entidades ou sequências configuráveis; peça uma demonstração com a configuração proposta.

• Importe uma pequena amostra com referências de faturas existentes e verifique como o sistema trata duplicados ou valores em falta.
• Confirme como os documentos migrados são identificados e se as referências originais continuam disponíveis para os utilizadores.
• Teste a configuração da numeração para cada entidade ou unidade de negócio abrangida.
• Crie documentos de teste antes e depois de um limite entre períodos fiscais, se o seu processo considerar esse limite relevante.
• Inclua integrações e percursos de criação automatizada nos testes; não teste apenas a introdução manual.

Inspecione relatórios, exportações e histórico dos documentos

É difícil rever um controlo de numeração se a sua equipa não conseguir obter os registos relevantes. Peça uma demonstração em direto dos relatórios e das exportações que utilizaria para analisar documentos emitidos, cancelamentos, ajustamentos e o histórico das sequências.

Verifique se os resultados fornecem contexto suficiente para que um revisor acompanhe um documento desde a criação até às alterações posteriores. Se uma aparente lacuna ou um registo invulgar exigir outro ecrã, uma consulta manual ou um pedido de assistência, inclua esse esforço operacional na avaliação.

• É possível filtrar e exportar documentos por data, estado, entidade ou tipo de documento, quando necessário?
• O relatório distingue rascunhos de documentos emitidos ou cancelados?
• Os utilizadores conseguem encontrar notas de crédito, correções ou documentos reemitidos associados a partir do registo relevante?
• É possível conservar e rever o histórico das alterações de configuração, caso o produto o registe?
• Guarde relatórios e exportações de exemplo e pergunte às pessoas que os irão rever se as informações são compreensíveis.

Separe os controlos do software das regras locais de faturação

Uma demonstração de um ERP pode mostrar como um produto está configurado e como os utilizadores interagem com ele. Por si só, não pode demonstrar que o processo escolhido cumpre os requisitos legais aplicáveis à sua empresa. Esses requisitos variam consoante a jurisdição, e as informações fornecidas sobre o produto não estabelecem qualquer regra de numeração específica de uma jurisdição.

Utilize fontes locais oficiais — como a autoridade tributária relevante ou a legislação — e consulte um profissional qualificado, quando apropriado. Confirme as suas obrigações em cada local e para cada entidade abrangidos antes de considerar a configuração do software conforme. Mantenha o requisito resultante separado da afirmação do fornecedor sobre as capacidades da aplicação.

• Faça uma lista das jurisdições e entidades jurídicas abrangidas pela implementação proposta.
• Consulte o requisito aplicável numa fonte local oficial ou confirme-o junto de um profissional qualificado.
• Transforme os requisitos confirmados em cenários de teste para o fornecedor ou para a equipa de implementação.
• Mantenha registos escritos da fonte, da decisão, da configuração do sistema e da pessoa responsável pela aprovação.
• Reavalie a análise quando o âmbito ou o processo operacional mudar; não parta do princípio de que a mesma configuração serve para todas as jurisdições.