01
Responsable du traitement et canal de contact
Linkses OÜ, numéro d’immatriculation de la société 14547280, est le responsable du traitement des données utilisées pour exploiter le site web Airbip, évaluer les invitations, gérer les comptes, fournir les services contractuels, facturer les clients, assurer l’assistance et protéger la plateforme.
Adresse de contact : Avenida de España, 55, 37, Dos Hermanas, Séville, Espagne. Les demandes relatives à la vie privée peuvent être soumises via le formulaire de contact en identifiant la demande comme une question de protection des données.
Nous pouvons demander des informations proportionnées afin de vérifier l’identité avant de divulguer ou de modifier des données à caractère personnel.
02
Rôles de responsable du traitement et de sous-traitant dans les services cloud
Pour les données de compte, de facturation, de prévention de la fraude et les données opérationnelles d’Airbip, Linkses détermine les finalités et les moyens et agit donc en qualité de responsable du traitement.
Lorsqu’un client téléverse ou génère des données à caractère personnel dans une application hébergée pour ses propres finalités, le client sera normalement le responsable du traitement et Linkses pourra agir en qualité de sous-traitant. Cette relation, les instructions, l’objet, la durée, l’assistance en matière de sécurité, la suppression ou la restitution et les conditions relatives aux sous-traitants ultérieurs devraient être documentés dans l’accord de traitement des données applicable.
Le rôle dépend de l’activité de traitement effective, et non uniquement de l’appellation utilisée dans un contrat.
03
Catégories de données que nous traitons
Les données concernées dépendent de la relation et des fonctionnalités utilisées. Nous appliquons le principe de minimisation des données et ne demandons pas de données sensibles via les formulaires de contact ou d’invitation ordinaires.
- Données d’identité et de contact : nom, organisation, langue, adresse électronique et informations fournies dans les formulaires.
- Données de compte et d’accès : identifiant d’utilisateur, rôle, événements d’authentification et paramètres de sécurité.
- Données contractuelles et de facturation : services sélectionnés, historique des commandes, identité de facturation, adresse, contexte fiscal, paiements et factures.
- Données d’assistance : messages des tickets, pièces jointes, détails de diagnostic et mesures prises.
- Données techniques : adresse IP, horodatages, informations relatives à l’appareil ou au navigateur, état du service, événements de sécurité et d’audit.
- Données relatives aux invitations et aux affiliés : usage prévu, attribution de référencement et statut d’examen.
- Données hébergées des clients : contenu traité au sein d’une application client selon les instructions du client.
04
Finalités et bases juridiques
La base juridique applicable dépend de la finalité. Le consentement n’est pas utilisé lorsque le traitement est objectivement nécessaire à l’exécution d’un contrat ou au respect d’une obligation légale.
| Finalité | Données habituelles | Base juridique |
|---|
| Répondre aux demandes de renseignements et examiner les invitations | Coordonnées, organisation, usage prévu et message | Mesures demandées avant la conclusion d’un contrat ; intérêt légitime à répondre |
| Créer et sécuriser les comptes | Identité, identifiants, rôle, IP et événements d’accès | Exécution du contrat ; intérêt légitime à prévenir les abus |
| Activer et exploiter les services | Commande, configuration, domaine et télémétrie du service | Exécution du contrat |
| Facturation, comptabilité et conformité fiscale | Identité de facturation, adresse, enregistrements de paiement et de factures | Exécution du contrat ; obligation légale |
| Fournir une assistance et enquêter sur les incidents | Tickets, diagnostics, journaux et historique du service | Exécution du contrat ; intérêt légitime à assurer la fiabilité des opérations |
| Protéger les droits et l’infrastructure | Événements de sécurité, pistes d’audit et signalements d’abus | Intérêt légitime ; actions en justice ; obligation légale le cas échéant |
| Envoyer des communications facultatives | Coordonnées et préférences enregistrées | Consentement ou autre base licite notifiée au moment de la collecte |
05
Sources et caractère obligatoire des données
La plupart des données proviennent directement de la personne ou de l’organisation qui utilise Airbip. D’autres données peuvent être générées par le fonctionnement du service, fournies par un administrateur de compte autorisé, obtenues auprès d’un prestataire de paiement ou d’infrastructure, ou enregistrées via un lien de parrainage.
Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à une demande, sécuriser un compte, émettre une facture ou fournir le service sélectionné. Les champs facultatifs nous aident à comprendre le contexte. Si les données nécessaires ne sont pas fournies, la demande ou le service concerné peut ne pas être possible.
06
Destinataires et prestataires de services
L’accès est limité au personnel autorisé et aux prestataires qui ont besoin des données pour l’infrastructure, les communications, le paiement, la comptabilité, la sécurité, l’assistance ou la conformité juridique.
Les prestataires agissant en qualité de sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de protection des données. Un prestataire peut agir en tant que responsable du traitement indépendant pour ses propres obligations réglementées, telles que les contrôles de paiement ou de fraude ; dans ce cas, ses propres informations de confidentialité s’appliquent.
Des données peuvent également être divulguées lorsque la loi, une autorité compétente ou la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice l’exigent.
07
Transferts internationaux
Nous donnons la priorité, lorsque cela est possible, au traitement au sein de l’Espace économique européen. Certains prestataires technologiques ou opérations d’assistance peuvent impliquer un accès depuis un autre pays.
Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’EEE, nous utilisons un mécanisme licite applicable, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types approuvées, ainsi que des mesures complémentaires lorsque cela est requis. Des informations sur la garantie applicable peuvent être demandées via le formulaire de contact.
08
Critères de conservation
Nous conservons les données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins poursuivies, à la relation de service, à la sécurité et aux délais de prescription, de comptabilité ou fiscaux obligatoires. Les durées exactes peuvent varier selon le type d’enregistrement et la juridiction.
| Enregistrement | Critère général |
|---|
| Demandes et invitations non contractuelles | Jusqu’à la résolution de la demande et pendant une période limitée de suivi ou de réclamation |
| Dossiers de compte et de service | Pendant la relation active et la période nécessaire à la clôture, à la portabilité, à la sécurité et aux réclamations |
| Factures et documents comptables | Pendant les délais de comptabilité et fiscaux légalement requis |
| Échanges avec le support | Pour assurer la continuité du service et pendant une période proportionnée de réclamation ou de contrôle qualité |
| Journaux de sécurité et d’accès | Pendant une période limitée et proportionnée aux besoins de détection, d’enquête et de preuve |
| Données hébergées des clients | Conformément au contrat de service et de traitement, y compris le processus convenu de suppression ou de restitution |
09
Droits en matière de protection des données
Sous réserve des conditions applicables, une personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou l’opposition, et peut retirer son consentement sans affecter le traitement déjà effectué.
Une demande doit identifier la relation ou le compte concerné ainsi que le droit exercé. Nous répondons dans le délai légal applicable et pouvons expliquer si une exception ou une obligation légale concurrente s’applique.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente de protection des données. Lorsque Linkses agit uniquement en qualité de sous-traitant, une demande concernant des données hébergées peut devoir être transmise au client agissant en qualité de responsable du traitement ou traitée sur ses instructions.
10
Sécurité et incidents de données à caractère personnel
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au service et au risque, notamment des contrôles d’accès, la séparation, le chiffrement des communications, la journalisation, ainsi que des processus de maintenance et de reprise.
Aucun système ne peut éliminer tout risque. Les incidents présumés sont évalués au regard du confinement, de l’impact et des obligations de notification. Lorsque la réglementation l’exige, le responsable du traitement concerné, l’autorité ou les personnes affectées seront informés conformément aux règles applicables.
11
Décisions automatisées, enfants et données sensibles
Airbip n’utilise pas de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à l’égard des visiteurs ordinaires du site web ou des candidats aux invitations.
Le service est destiné aux organisations et aux adultes ayant la capacité juridique de contracter. Il ne s’adresse pas aux enfants. Ne soumettez pas d’informations relatives à la santé, biométriques, politiques, religieuses ou autres informations sensibles via les formulaires généraux.
Un client déployant une application qui traitera des données concernant des enfants ou des catégories particulières de données doit apprécier la licéité et les garanties avant d’utiliser le service et communiquer toute exigence spécifique lors de l’intégration.
12
Mises à jour de la politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de refléter les évolutions des services, des prestataires ou des exigences applicables. La date de révision identifie la version publique en vigueur.
Si une modification affecte de manière substantielle une relation de service active, nous utiliserons, lorsque cela est requis, un canal proportionné pour la communiquer.