Wissensdatenbank oder Dokumentenmanagementsystem: Entscheiden Sie nach dem Lebenszyklus Ihrer Inhalte

Beginnen Sie mit dem Zweck der Inhalte

Bei der Entscheidung zwischen einer Wissensdatenbank und einem Dokumentenmanagementsystem ist nicht die Frage entscheidend, welche Kategorie mehr Funktionen hat. Dieser Artikel verwendet die Begriffe als praxisnahen Entscheidungsrahmen: Der eine Ansatz legt den Schwerpunkt darauf, Informationen zu veröffentlichen, die Menschen finden und wiederverwenden können; der andere darauf, Geschäftsdokumente gemäß festgelegten Anforderungen zu verwalten. Das ist keine universelle Definition der Kategorien, und die Bezeichnung eines Produkts sagt nicht aus, was es tatsächlich kann.

Quellen zum Lebenszyklus von Inhalten bieten Anregungen, um Anforderungen zu erfassen. Contentful beschreibt Phasen wie Planung, Erstellung, Veröffentlichung, Pflege und Ausmusterung (https://www.contentful.com/blog/content-lifecycle-management/). Die Übersicht von Box nennt Strategieentwicklung, Workflow-Definition, Inhaltserstellung, Dateiablage und Verteilung (https://blog.box.com/managing-your-content-lifecycle-in-the-cloud). Diese allgemeinen Beschreibungen belegen weder einen Unterschied zwischen den Kategorien noch bestimmte Funktionen einzelner Anwendungen.

• Halten Sie fest, welche Aufgabe ein Inhalt erfüllen soll: eine Frage beantworten, ein Verfahren erklären, eine Richtlinie vermitteln, einen Vertrag verwalten oder eine Arbeitsdatei bereitstellen.
• Ermitteln Sie, wer die Inhalte erstellt und verwendet, wodurch sie sich ändern und was mit veralteten Inhalten geschehen soll.
• Beschreiben Sie das erforderliche Ergebnis, bevor Sie Produktbezeichnungen oder Funktionslisten vergleichen.

Erfassen Sie den Lebenszyklus realer Inhalte

Verwenden Sie repräsentative Beispiele, statt abstrakt über Kategorien zu diskutieren. Eine FAQ kann entworfen, geprüft, veröffentlicht, nach einer Prozessänderung überarbeitet und schließlich ausgemustert werden. Ein Vertrag kann entworfen, verhandelt und unterzeichnet, während der Arbeit herangezogen und gemäß den Regeln Ihrer Organisation verwaltet werden. Solche Beispiele helfen dabei, Tests zu formulieren; sie legen nicht fest, welche Produktkategorie die richtige ist.

Manche Inhalte erfüllen mehrere Zwecke. Ein Verfahren kann verständliche, wiederverwendbare Anweisungen bereitstellen und zugleich Anforderungen erfüllen müssen, die Ihre Organisation für Prüfungen oder Änderungsnachweise festgelegt hat. Eine Arbeitsdatei kann ein Entwurf für die Zusammenarbeit sein oder eine Kopie, die Nutzer als verbindlich ansehen müssen. Entscheiden Sie für jeden Inhalt, worauf es ankommt, statt vom Titel auf das passende System zu schließen.

• FAQ: Wann wird die Antwort überprüft und überarbeitet?
• Verfahren: Welche Schritte durchläuft der Inhalt, bevor Menschen sich darauf verlassen?
• Richtlinie: Benötigen Leser eine verständliche Erklärung, eine eindeutig erkennbare geltende Version oder beides?
• Vertrag: Welche Anforderungen an Zugriff, Aufbewahrung oder Nachweise hat Ihre Organisation festgelegt?
• Arbeitsdatei: Steht die Zusammenarbeit an einem Entwurf im Vordergrund oder die eindeutige Erkennbarkeit einer genehmigten Kopie?

Nutzen Sie den Entscheidungsrahmen als Eignungstest

Ein wissensdatenbankorientierter Ansatz kann passen, wenn es vor allem darum geht, wiederverwendbare Antworten oder Anleitungen zu veröffentlichen. Ein dokumentenmanagementorientierter Ansatz kann passen, wenn Sie in erster Linie Geschäftsdokumente gemäß festgelegten Anforderungen an Zuständigkeit, Zugriff, Status oder Governance verwalten möchten. Das sind Möglichkeiten, die Entscheidung zu strukturieren – keine Behauptungen, dass jedes Produkt der jeweiligen Kategorie diese Funktionen bietet.

Ziehen Sie beide Ansätze in Betracht, wenn Menschen auffindbare Informationen benötigen und für bestimmte zugrunde liegende Dokumente weitere Anforderungen gelten. Legen Sie fest, welcher Speicherort für jeden Inhalt maßgeblich ist und wie verwandte Inhalte darauf verweisen sollen. Prüfen Sie anschließend konkrete Anwendungen und deren Konfiguration anhand Ihrer Anforderungen.

• Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Leser das aktuelle Material in den relevanten Situationen finden und anwenden können.
• Prüfen Sie, ob die zuständigen Personen die Anforderungen Ihrer Organisation an die Verwaltung von Dokumenten erfüllen können.
• Sind die Anforderungen unklar, ermitteln Sie vor der Toolauswahl die Inhaltsverantwortlichen, Nutzer, Lebenszyklusphasen und Verpflichtungen.

Testen Sie Arbeitsabläufe statt Funktionslisten

Die verfügbaren Belege zeigen nicht, dass eine der beiden Kategorien grundsätzlich Genehmigungen, Versionsverläufe, Metadaten, Suche, Wiederverwendung, Berechtigungen, Aufbewahrung oder Audit-Nachweise bereitstellt. Behandeln Sie jedes dieser Merkmale als Anforderung, die Sie beim konkreten Produkt, in der betreffenden Version, Bereitstellung und Konfiguration prüfen müssen – nicht als selbstverständliche Funktion der jeweiligen Kategorie.

Wählen Sie einige durchgängige Szenarien und lassen Sie diese vom Anbieter oder Administrator vorführen. Nutzen Sie beim Suchtest Begriffe, die Beschäftigten tatsächlich geläufig sind, und beziehen Sie die Personen ein, die Inhalte erstellen, prüfen oder verwenden würden. Halten Sie Ergebnisse, manuelle Schritte und Umgehungslösungen fest.

• Lassen Sie einen Autor einen Beispielinhalt erstellen und den von Ihnen geforderten Prüfungs- und Verteilungsprozess durchlaufen.
• Ändern Sie einen Inhalt und prüfen Sie, ob Nutzer die aktuelle Kopie erkennen und gegebenenfalls den geforderten Verlauf oder Entscheidungsnachweis finden können.
• Suchen Sie mit realistischen Begriffen, etwa einer Frage, dem Namen einer Richtlinie, einer Vertragspartei oder einem Verfahrensschritt.
• Prüfen Sie, ob erforderliche Metadaten gepflegt werden können und ob die Wiederverwendung von Informationen problematische, schwer unterscheidbare Kopien vermeidet.

Legen Sie Governance-Anforderungen und Zuständigkeiten fest

Beschreiben Sie Anforderungen an Zugriff, Aufbewahrung und Nachweise konkret. Legen Sie fest, wer die jeweilige Inhaltsart lesen, erstellen, überarbeiten, prüfen, genehmigen, teilen oder ausmustern darf. Halten Sie bei Aufbewahrung und Audit-Nachweisen die Vorgaben Ihrer Organisation fest und prüfen Sie, ob das vorgesehene Produkt und seine Konfiguration diese erfüllen können.

Bestimmen Sie für jeden Inhalt einen maßgeblichen Speicherort. Wenn eine Anleitung eine Richtlinie oder einen Vertrag zusammenfasst, entscheiden Sie, ob sie eine Erläuterung oder ein Verweis auf das maßgebliche Dokument ist – oder selbst als maßgebliche Version gelten soll. Benennen Sie eine verantwortliche Person für veraltete, doppelte oder widersprüchliche Inhalte.

• Dokumentieren Sie Zugriffsregeln nach Rolle und Inhaltsart; berücksichtigen Sie externe Freigaben nur, wenn sie zum erforderlichen Arbeitsablauf gehören.
• Prüfen Sie Produktanforderungen anhand aktueller, offizieller Dokumentation und der vorgesehenen Konfiguration.
• Weisen Sie für jede Richtlinie, jeden Vertrag und jede wiederverwendbare Anleitung die Verantwortung für den maßgeblichen Speicherort zu.

Berücksichtigen Sie Bereitstellung und Betrieb bei der Entscheidung

Die Bereitstellung ist ein eigener Entscheidungsfaktor und von der Eignung für Ihre Inhalte zu trennen. Legen Sie fest, wer die Anwendung administriert, Nutzer und Konfiguration verwaltet, Backups überwacht und auf Änderungen organisatorischer Anforderungen reagiert. Prüfen Sie getrennt, welche Funktionen die Anwendung unterstützt und welche der Hostingdienst bereitstellt.

Airbip bietet verwaltete Bereitstellung für Anwendungen aus seinem öffentlichen Katalog an. Anwendungsinstanzen laufen als Docker-Workloads auf Airbip-Cloudservern. Airbip automatisiert Routing und TLS-Zertifikate über Traefik und Let’s Encrypt, bietet DNS-Prüfungen und die Verwaltung des Service-Lebenszyklus sowie konfigurierbare tägliche, wöchentliche und monatliche Backups. Kunden können eine Airbip-Subdomain oder eine kompatible eigene Domain verwenden.

Verwaltete Infrastruktur entscheidet nicht, welche Inhalte gespeichert werden sollen, wer darauf zugreifen darf oder wie sie verwaltet werden müssen. Prüfen Sie aktuelle Tarife und Geschäftsbedingungen direkt bei Airbip. Wählen Sie ein anderes Bereitstellungsmodell, wenn Ihre technischen, Compliance- oder betrieblichen Anforderungen dies nahelegen.

• Benennen Sie vor der Migration die Verantwortlichen für Anwendung und Inhalte.
• Prüfen Sie die Backup-Konfiguration und legen Sie fest, wie Ihre Organisation Wiederherstellungen und Änderungen von Zugriffsrechten handhaben wird.
• Wählen Sie ein Bereitstellungsmodell, das zu Ihren Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen passt.