Kann ein ERP mehrere rechtliche Einheiten verwalten? Eine praktische Checkliste zur Bewertung

Beginnen Sie mit Ihren Anforderungen, nicht mit dem Begriff „mehrere Einheiten“

Die Buchhaltung für mehrere Einheiten umfasst im Allgemeinen die Verwaltung von mehr als einer rechtlichen Einheit in einem System. Diese Definition sagt jedoch nicht aus, wie ein bestimmtes Produkt Buchhaltungsdaten, Transaktionen, Zugriffsregeln oder Berichte handhabt. Diese Abläufe unterscheiden sich je nach Produkt und Konfiguration. (Rillet, „Multi-Entity, Multi-Currency ERP for Scale-Ups“: https://www.rillet.com/blog/multi-entity-multi-currency-erp-global-expansion)

Betrachten Sie Konsolidierung, einfachere Abschlussprozesse und ein geringeres Risiko als mögliche Ergebnisse, die geprüft werden müssen – nicht als automatische Vorteile. Oracle NetSuite beschreibt diese Punkte als mögliche Ziele der Buchhaltung für mehrere Einheiten. Daraus lässt sich jedoch nicht ableiten, was eine bestimmte Implementierung tatsächlich erreichen wird. Die Verwaltung mehrerer Einheiten in einem System kann mit dem Wachstum eines Unternehmens außerdem die Prozesskomplexität erhöhen. (Oracle NetSuite: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/multi-entity-accounting.shtml; Citrin Cooperman: https://www.citrincooperman.com/In-Focus-Resource-Center/Multi-Entity-Accounting-in-QuickBooks-When-Does-It-Make-Sense-to-Take-the-Next-Step)

Vergleichen Sie eine gemeinsame Systemumgebung mit Ihrem derzeitigen oder geplanten Ansatz mit getrennten Systemen – anhand derselben realen Abläufe. Eine gemeinsame Plattform ist eine Möglichkeit, mehrere rechtliche Einheiten zu verwalten, aber keine Garantie dafür, dass sie für jedes Unternehmen geeignet ist. (Rand Group: https://www.randgroup.com/insights/services/evaluation-selection/best-multi-entity-accounting-software-and-erp-systems-for-growing-businesses/)

• Listen Sie alle rechtlichen Einheiten im Umfang der Prüfung auf, beschreiben Sie ihre Rolle im Unternehmen und halten Sie fest, welche Teams ihre Datensätze nutzen.
• Ermitteln Sie die Buchhaltungs- und Betriebsprozesse, die einheitenübergreifend funktionieren müssen – nicht nur innerhalb einer einzelnen Einheit.
• Dokumentieren Sie die erforderlichen Ergebnisse: Bücher und Berichte je Einheit, Gruppenansichten, Prüfungsnachweise und gegebenenfalls externe Berichte.
• Kennzeichnen Sie jede Anforderung als unverzichtbar, wünschenswert oder noch offen. Trennen Sie rechtliche und buchhalterische Auslegungsfragen von Fragen zur Softwarekonfiguration.

Unterscheiden Sie rechtliche Einheiten von Standorten, Abteilungen und Währungen

Eine rechtliche Einheit ist nicht mit einer Abteilung, Niederlassung, einem Projekt, Lager oder einer Währung gleichzusetzen. All diese Dimensionen können in einem ERP wichtig sein. Wird jedoch eine davon anstelle einer rechtlichen Einheit verwendet, kann unklar werden, welcher Organisation eine Transaktion zuzuordnen ist und in welche Bücher sie gehört.

Erstellen Sie vor den Produktvorführungen eine kurze Übersicht Ihrer Einheiten. Notieren Sie für jede Einheit, welche Geschäftstätigkeiten sie ausübt, welche Datensätze sie führen muss und in welcher Beziehung sie zu den anderen Einheiten steht. Listen Sie anschließend die übrigen Dimensionen auf, nach denen Sie berichten müssen, zum Beispiel Abteilung oder Standort.

Bitten Sie den Anbieter, zu zeigen, wie das System die einzelnen Konzepte abbildet und was geschieht, wenn ein Nutzer eine Transaktion eingibt. Leiten Sie aus der Beschriftung eines Bildschirmelements keine rechtliche oder buchhalterische Behandlung ab. Lassen Sie von qualifizierten Beratern bestätigen, welche Einheiten und Berichtsmethoden Ihr Unternehmen benötigt.

• Kann eine Transaktion unabhängig von Abteilung, Standort oder Projekt der richtigen rechtlichen Einheit zugeordnet werden?
• Kann derselbe Standort oder dieselbe Abteilung für mehrere Einheiten relevant sein, falls das Ihrer Struktur entspricht?
• Wie unterscheidet das System gegebenenfalls zwischen Transaktionswährung sowie Berichts- und Gruppenwährung auf Einheitsebene?
• Welche Felder sind erforderlich, damit Nutzer Aktivitäten nicht versehentlich der falschen Einheit zuordnen?

Prüfen Sie, was getrennt sein muss: Bücher, Perioden, Nummernkreise und Zugriffsrechte

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein gemeinsames System entweder vollständig gemeinsame oder vollständig getrennte Buchhaltungskontrollen bedeutet. Bitten Sie den Anbieter für jede Anforderung, die unterstützende Einstellung oder den entsprechenden Ablauf zu benennen, ihn in einer Testumgebung vorzuführen und etwaige Einschränkungen oder Abhängigkeiten zu erläutern.

Klären Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam, welches Verhalten erforderlich ist. Ob Perioden, Nummernkreise, Hauptbücher oder andere Kontrollen abweichen müssen, kann von Ihren Buchhaltungsrichtlinien, den jeweiligen Ländern und Ihren Berichtspflichten abhängen.

• Bücher: Können Sie erkennen, welche Datensätze zu welcher Einheit gehören, und die erforderlichen Buchhaltungsansichten für diese Einheit erstellen?
• Perioden: Kann jede Einheit den Periodenkontrollen und Abschlussabläufen folgen, die Ihr Finanzteam benötigt? Was geschieht, wenn eine Einheit früher als eine andere abschlussbereit ist?
• Nummernkreise: Können Transaktionskennungen je nach Ihren Richtlinien nach Einheit oder Transaktionsart vergeben werden? Fragen Sie, was passiert, wenn eine Nummer storniert oder ein Datensatz korrigiert wird.
• Berechtigungen: Können Nutzer auf die Einheiten und Datensätze beschränkt werden, die ihrer Rolle entsprechen? Prüfen Sie, was sie ansehen, erstellen, bearbeiten, genehmigen oder exportieren können.
• Prüfpfad: Fragen Sie, welche Nachweise zu Änderungen an Einheitszuordnungen, Buchhaltungsdatensätzen und Nutzerzugriffen aufbewahrt werden und wie berechtigte Prüfer diese abrufen.

Prüfen Sie gemeinsame Stammdaten für Kunden, Lieferanten, Produkte und weitere Datensätze

Ein gemeinsamer Kunden- oder Lieferantendatensatz kann doppelte Pflege verringern, zugleich aber Fragen zu Zuständigkeit, Sichtbarkeit, einheitsspezifischen Konditionen und Datenqualität aufwerfen. Gehen Sie weder davon aus, dass das ERP Stammdaten automatisch gemeinsam nutzt, noch, dass gemeinsame Daten für jeden Datensatz geeignet sind.

Verwenden Sie repräsentative Datensätze aus Ihrem Unternehmen. Bitten Sie den Anbieter zu zeigen, ob ein Kunde, Lieferant, Produkt oder eine Dienstleistung von mehreren Einheiten genutzt werden kann, ob einheitsspezifische Angaben abweichen können und was ein Nutzer einer Einheit sehen oder ändern kann. Bestätigen Sie das Verhalten in einer Testumgebung.

• Kann ein Geschäftspartner mit mehreren Einheiten zu tun haben, und wie wird diese Aktivität im Datensatz und in Berichten unterschieden?
• Welche Stammdatenfelder werden gemeinsam genutzt und welche können je Einheit abweichen?
• Wie werden doppelte oder widersprüchliche Datensätze erkannt und bereinigt?
• Kann der Zugriff eingeschränkt werden, wenn ein Datensatz von mehreren Einheiten gemeinsam genutzt wird?
• Wie wirkt sich die Änderung eines gemeinsamen Datensatzes auf bestehende und zukünftige Transaktionen aus?

Gehen Sie Intercompany-Transaktionen vom Beginn bis zur Abrechnung durch

Die Abstimmung zwischen verbundenen Unternehmen ist ein relevanter Prüfbereich bei der Buchhaltung für mehrere Einheiten. Eine allgemeine Beschreibung der Produktfunktionen belegt jedoch nicht, wie das Produkt Ihre Transaktionsarten verarbeitet. (Rillet, „Multi-Entity, Multi-Currency ERP for Scale-Ups“: https://www.rillet.com/blog/multi-entity-multi-currency-erp-global-expansion)

Bewerten Sie den gesamten Ablauf, nicht nur ein Kontrollkästchen oder einen Transaktionsbildschirm. Berücksichtigen Sie die auslösende Transaktion, den zugehörigen Buchungssatz oder Beleg in der anderen Einheit, Prüfung und Genehmigung, Abstimmung, Abrechnung und die Berichte, mit denen die Finanzabteilung den Abschluss bestätigt. Bitten Sie den Anbieter, Standardverhalten von Konfiguration, manuellen Schritten, Integrationen oder zusätzlichen Produkten abzugrenzen.

• Prüfen Sie einen Verkauf oder eine Dienstleistung, die eine Einheit für eine andere erbringt: Wer stößt den Vorgang an, welche Datensätze werden angelegt und wie werden beide Seiten geprüft?
• Prüfen Sie eine Ausgabe, die eine Einheit im Namen einer anderen bezahlt: Wie werden Aufteilung, Genehmigung und Abstimmung erfasst?
• Prüfen Sie gegebenenfalls eine Übertragung von Lagerbestand, Vermögenswerten oder anderen Gütern, sofern solche Vorgänge in Ihrem Unternehmen vorkommen.
• Fragen Sie gegebenenfalls, wie Wechselkurse, zeitliche Abweichungen, unterschiedliche Beträge und abgelehnte Gegenbuchungen behandelt werden.
• Verfolgen Sie den Saldo bis zur Abrechnung. Ermitteln Sie, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wie ungelöste Differenzen sichtbar gemacht werden.
• Fragen Sie, ob der Ablauf automatisiert, teilweise automatisiert oder manuell ist und welche Kontrollen weiterhin in der Verantwortung des Kunden liegen.

Prüfen Sie Berichte je Einheit und Gruppenansichten, einschließlich Eliminierungen

Bitten Sie den Anbieter, denselben repräsentativen Bericht einmal auf Ebene einer Einheit und einmal für die gesamte Gruppe zu erstellen. Prüfen Sie Umfang, Filter, Währungsdarstellung, Quelldaten und Aktualisierungszeitpunkt jeder Ansicht, statt sich auf einen ansprechend gestalteten Übersichtsbildschirm zu verlassen.

Wenn Sie konsolidierte Berichte benötigen, fragen Sie, wie das System Intercompany-Salden und -Transaktionen behandelt und ob und wie Eliminierungen dargestellt werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine konsolidierte Ansicht einem vollständigen Konsolidierungsprozess entspricht. Lassen Sie Ihre Buchhaltungsberater die erforderliche buchhalterische Behandlung, die Prüfkontrollen und die Berichtsausgaben bestätigen.

• Können berechtigte Nutzer die erforderlichen Berichte für eine einzelne Einheit erstellen, ohne Aktivitäten einer anderen Einheit einzubeziehen?
• Lässt sich die Gruppenansicht auf die beitragenden Einheiten und zugrunde liegenden Datensätze zurückführen?
• Wie werden Intercompany-Salden für die Berichterstattung gekennzeichnet, geprüft und abgestimmt?
• Falls Eliminierungen erforderlich sind: Wo werden sie erfasst und geprüft und wie fließen sie in die Ausgaben ein?
• Können Nutzer den Berichtszeitraum, den Umfang der einbezogenen Einheiten und weitere verwendete Filter einsehen?
• Was kann das Produkt ohne zusätzliche Konfiguration oder manuelle Arbeit nicht konsolidieren oder berechnen?

Prüfen Sie Sonderfälle, nicht nur den Idealfall

Bei üblichen Produktvorführungen kommen oft saubere Daten und einfache Abläufe zum Einsatz. Ihre Bewertung sollte außerdem zeigen, was passiert, wenn ein Datensatz falsch, verspätet oder zugriffsbeschränkt ist oder bereits zu einem abgeschlossenen Prozess gehört. Solche Fälle können operative Abhängigkeiten aufdecken, die aus einer Funktionsliste nicht unbedingt hervorgehen.

Legen Sie die erwarteten Ergebnisse anhand Ihrer eigenen Richtlinien fest. Die folgenden Fragen dienen als Prüfanregungen und sind keine Behauptung, dass jedes ERP sie auf eine bestimmte Weise behandelt.

• Korrektur: Welche Schritte sind möglich, wenn eine Transaktion der falschen Einheit zugeordnet wurde? Bleibt durch die Korrektur eine nachvollziehbare Historie erhalten?
• Nachträgliche Buchung: Wie behandelt das System eine verspätete Transaktion für eine bereits abgeschlossene oder gerade abzuschließende Periode?
• Änderung der Einheit: Kann die Zuordnung zu einer Einheit nach der Eingabe oder Genehmigung geändert werden? Wer darf das tun, und welche Datensätze oder Berichte sind betroffen?
• Eingeschränkter Zugriff: Was geschieht, wenn ein Nutzer versucht, einen Datensatz außerhalb seines Berechtigungsumfangs anzusehen, zu bearbeiten, zu genehmigen oder zu exportieren?
• Abweichung: Wie werden unvollständige Intercompany-Paare oder nicht abgestimmte Salden erkannt, zugewiesen und nachverfolgt?
• Fehler oder Ausnahme: Welche Nachweise sind verfügbar, wenn ein Ablauf nicht wie erwartet abgeschlossen werden kann?

Arbeiten Sie mit einem wiederholbaren Prüfszenario und dokumentieren Sie die Nachweise

Führen Sie für jedes infrage kommende System dasselbe Prüfszenario durch. Verwenden Sie repräsentative Fälle, realistische Rollen und Beispieldaten, die Ihrer Unternehmensstruktur entsprechen. Bitten Sie den Anbieter, den Ablauf vorzuführen, und lassen Sie Ihr Team ihn nach Möglichkeit in einer Testumgebung selbst wiederholen.

Dokumentieren Sie zu jeder Anforderung das Ergebnis, die Nachweise und offene Fragen. Als Nachweis eignen sich beispielsweise ein datiertes Produktdokument, ein Konfigurationsbildschirm, ein Testergebnis oder eine schriftliche Klarstellung des Anbieters. Behandeln Sie mündliche Aussagen als unbestätigt, bis sie belegt sind.

• Erstellen Sie für jeden priorisierten Ablauf ein Szenario: einheitsspezifische Buchung, gemeinsame Stammdaten, Intercompany-Aktivität, Berichterstattung und mindestens ein Ausnahmefall.
• Dokumentieren Sie für jedes Szenario die Ausgangsdaten, Nutzerrolle, das erwartete und das tatsächliche Ergebnis sowie etwaige manuelle Umgehungslösungen.
• Halten Sie fest, ob das Verhalten standardmäßig verfügbar, konfiguriert, von einem anderen Produkt oder Prozess abhängig oder noch unbestätigt ist.
• Dokumentieren Sie Einschränkungen, erforderliche Entscheidungen des Kunden, Implementierungsabhängigkeiten und die für jede Nachverfolgung verantwortliche Person.
• Bewerten Sie die Eignung anhand Ihrer Anforderungen und nicht anhand der Anzahl der Funktionen. Betrachten Sie einen nicht erfüllten unverzichtbaren Ablauf als Entscheidungsproblem und nicht als unbedeutende Lücke in der Vorführung.
• Lassen Sie Finanz- und Betriebsteam die Nachweise gemeinsam prüfen. Fragen zur buchhalterischen Behandlung und zur Rechtsstruktur richten Sie an qualifizierte Berater.