Kann dieses ERP Rechnungen korrekt nummerieren? Eine praktische Checkliste für die Bewertung

Warum die Rechnungsnummerierung anhand eines Arbeitsablaufs getestet werden sollte

Eine Demo, in der eine einzelne Rechnung erstellt wird, sagt nur sehr wenig darüber aus, wie ein ERP die Nummerierung im Zeitverlauf handhabt. Aufschlussreicher ist die Frage, was geschieht, wenn ein Vorgang als Entwurf gespeichert, ausgestellt, storniert, korrigiert oder importiert wird oder von einer Person mit anderen Berechtigungen bearbeitet wird.

Betrachten Sie die Nummerierung als einen zu bewertenden Arbeitsablauf und nicht als einzelne Einstellung, die geprüft werden muss. Die folgende Checkliste hilft dabei, Produktvorführungen und Tests in einer Sandbox zu strukturieren; sie behauptet nicht, dass ein bestimmtes ERP ein bestimmtes Verhalten unterstützt. Bitten Sie den Anbieter, jedes Ergebnis im Produkt zu zeigen, und dokumentieren Sie etwaige Einschränkungen.

Halten Sie zwei Bewertungen voneinander getrennt. Prüfen Sie zunächst die betrieblichen Kontrollen: Was macht die Anwendung, und was können Benutzer sehen oder ändern? Klären Sie unabhängig davon, ob Ihr geplanter Prozess die Vorschriften erfüllt, die in den einzelnen Ländern gelten, in denen Sie Rechnungen ausstellen.

• Verwenden Sie eine Testumgebung und Beispieldatensätze statt echter Kundenrechnungen.
• Legen Sie vor der Vorführung die erwarteten Ergebnisse fest, damit Sie das Systemverhalten mit Ihrem eigenen Prozess vergleichen können.
• Dokumentieren Sie, welche Ergebnisse vorgeführt, welche nur beschrieben, aber nicht gezeigt wurden und welche Fragen offenbleiben.

Erfassen Sie die Dokumente und Nummernfolgen, die Ihr Unternehmen verwendet

Erstellen Sie vor dem Systemvergleich eine Liste der Dokumente, die Ihr Unternehmen anlegt, und legen Sie fest, für welche davon Ihr Prozess eigene Nummernfolgen benötigt. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Dokument, das Rechnung, Korrektur oder Gutschrift genannt wird, zwingend dieselbe Nummernfolge verwenden muss – oder zwingend eine eigene braucht. Definieren Sie zuerst den geschäftlichen Bedarf und klären Sie anschließend mögliche lokale Vorgaben anhand maßgeblicher Quellen.

Halten Sie für jede Dokumentart fest, wer sie erstellt, wann sie in Ihrem Arbeitsablauf endgültig wird, welche juristische Person oder Geschäftseinheit sie ausstellt und was geschieht, wenn eine Korrektur erforderlich ist. Mit dieser Bestandsaufnahme erhält der Anbieter ein konkretes Szenario, das konfiguriert und vorgeführt werden kann.

• Listen Sie die Dokumentarten auf, etwa Kundenrechnungen, Gutschriften sowie alle Korrektur- oder Stornodokumente, die Ihr Prozess vorsieht.
• Halten Sie die relevante juristische Person, Geschäftseinheit, den Vertriebskanal oder eine andere Gruppierung fest, falls Ihr Unternehmen die Nummerierung nach einem dieser Kriterien trennen muss.
• Notieren Sie, ob Ihre Nummernfolge über eine Periodengrenze des Geschäftsjahres hinweg fortgeführt oder zu diesem Zeitpunkt anders konfiguriert werden muss.
• Ermitteln Sie Integrationen, wiederkehrende Vorgänge, Importe und manuelle Eingabewege, über die Dokumente erstellt werden können.
• Kennzeichnen Sie Annahmen, die von einer lokalen Steuerbehörde oder einer qualifizierten Beratung bestätigt werden müssen.

Testen Sie Entwürfe, ausgestellte Rechnungen, Aufhebungen und Stornierungen

Bitten Sie den Anbieter, den gesamten Lebenszyklus vorzuführen, nicht nur den Moment, in dem eine Nummer erscheint. Verwenden Sie eine Abfolge von Testvorgängen und beobachten Sie, was das System nach jeder Aktion anzeigt. Ziel ist es, das Produktverhalten zu verstehen und festzustellen, ob Ihr Team den Datensatz später nachvollziehbar erklären kann.

Testen Sie sowohl gewöhnliche als auch außergewöhnliche Abläufe. Erstellen Sie beispielsweise einen Entwurf und lassen Sie ihn unausgestellt, stellen Sie ein weiteres Dokument aus und heben Sie anschließend ein Testdokument mithilfe des vom System vorgesehenen Ablaufs auf oder stornieren Sie es. Fragen Sie, ob das nächste Dokument eine neue Nummer erhält und welcher Datensatz zum vorherigen Dokument erhalten bleibt. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Antwort bei allen Produkten oder Konfigurationen gleich ist.

• Erhält ein Entwurf eine Nummer oder erst ein Dokument, das einen festgelegten Status erreicht?
• Können Benutzer einen Entwurf bearbeiten oder verwerfen, und lässt sich diese Aktion von der Stornierung eines ausgestellten Dokuments unterscheiden?
• Welche Nummer und welcher Status bleiben nach einer Stornierung oder Aufhebung sichtbar?
• Kann das System eine scheinbare Lücke in der Nummernfolge erklären, ohne eine Nummer stillschweigend erneut zu verwenden?
• Kann der Anbieter den zugrunde liegenden Dokumentverlauf zeigen und erläutern, welche Aktionen Benutzern offenstehen?

Prüfen Sie Gutschriften, Korrekturen und erneut ausgestellte Dokumente

Erstellen Sie einen Testfall, in dem eine ausgestellte Rechnung angepasst werden muss. Bitten Sie den Anbieter zu zeigen, wie die Anpassung erfasst wird und wie Benutzer das zugehörige Dokument finden. Testen Sie anschließend einen separaten Fall, in dem ein Dokument nach Ihrem Prozess korrigiert oder erneut ausgestellt werden muss.

Wichtige Bewertungskriterien sind Nachverfolgbarkeit und Klarheit: Kann eine prüfende Person das ursprüngliche Dokument von einer späteren Anpassung unterscheiden, und kann Ihr Team den Vorgang erklären, ohne auf informelle Notizen angewiesen zu sein? Bitten Sie den Anbieter, die relevanten Ansichten, Datensätze und Exporte zu zeigen, statt sich nur auf eine mündliche Beschreibung zu verlassen.

• Kann ein Benutzer von der Gutschrift oder Korrektur zur ursprünglichen Rechnung und zurück navigieren?
• Bewahrt das System nach der Buchung der Anpassung eine verständliche Verknüpfung zwischen den Datensätzen?
• Was geschieht, wenn die ursprüngliche Rechnung über einen Import oder eine Integration erstellt wurde?
• Kann der Anbieter den Ablauf zur Korrektur eines Fehlers vorführen, ohne den bisherigen Verlauf zu überschreiben?
• Klären Sie die vorgeschriebene Behandlung von Korrekturen und zugehörigen Dokumenten anhand maßgeblicher lokaler Hinweise oder mit einer qualifizierten Beratung.

Prüfen Sie, wer Nummerierungseinstellungen ändern darf und was protokolliert wird

Eine Nummernfolge lässt sich nur so gut steuern wie die Kontrollen für ihre Konfiguration. Fragen Sie den Anbieter, welche Rollen Nummerierungsoptionen festlegen oder ändern dürfen, und lassen Sie sich vorführen, was geschieht, wenn ein berechtigter Benutzer eine Einstellung ändert.

Leiten Sie nicht allein aus dem Vorhandensein von Benutzerkonten oder einer Aktivitätsansicht ab, dass ein Prüfpfad existiert. Bitten Sie darum, den Datensatz einer Beispieländerung zu sehen, einschließlich der erfassten Informationen und der Personen, die sie einsehen können. Bietet die Anwendung nicht den Verlauf, den Ihr Prozess erfordert, dokumentieren Sie dies als Lücke, die vor der Einführung bewertet werden muss.

• Welche Rollen können eine Nummernfolge anlegen, bearbeiten oder deaktivieren?
• Lässt sich der Zugriff auf bestimmte Administratoren oder Finanzrollen beschränken?
• Protokolliert das System Änderungen an der Konfiguration, und können Sie ein Beispiel einsehen?
• Kann ein Benutzer mit normalen Rechnungsberechtigungen eine Nummer ändern, nachdem ein Dokument ausgestellt wurde?
• Wer überprüft Konfigurationsänderungen, und wie dokumentiert Ihr Team diese Prüfung?

Prüfen Sie Importe, Migrationen, Geschäftseinheiten und Geschäftsjahresperioden

Das Verhalten der Nummerierung lässt sich schwerer beurteilen, wenn Datensätze außerhalb der üblichen Eingabemaske ins System gelangen. Spielen Sie den Migrations- oder Integrationsweg anhand von Beispieldaten durch, bevor Sie den Umstieg festlegen. Fragen Sie den Anbieter, welche Felder erhalten bleiben, welche das ERP zuweist und wie importierte Datensätze von neuen unterschieden werden können.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere juristische Personen hat oder für verschiedene Arbeitsabläufe unterschiedliche Nummernfolgen benötigt, testen Sie diese Fälle ausdrücklich. Testen Sie außerdem die für Sie wichtige Grenze, etwa den Wechsel einer Geschäftsjahresperiode. Verlassen Sie sich nicht auf eine allgemeine Aussage, dass die Anwendung mehrere juristische Personen oder konfigurierbare Nummernfolgen unterstützt. Bitten Sie um eine Vorführung mit der von Ihnen geplanten Konfiguration.

• Importieren Sie eine kleine Beispieldatei mit vorhandenen Rechnungsreferenzen und prüfen Sie, wie das System mit Duplikaten oder fehlenden Werten umgeht.
• Klären Sie, wie migrierte Dokumente gekennzeichnet werden und ob ihre ursprünglichen Referenzen für Benutzer verfügbar bleiben.
• Testen Sie die Nummerierungskonfiguration für jede einbezogene juristische Person oder Geschäftseinheit.
• Erstellen Sie Testdokumente auf beiden Seiten einer Grenze zwischen Geschäftsjahresperioden, wenn Ihr Prozess diese Grenze als relevant behandelt.
• Beziehen Sie Integrationen und automatisierte Erstellungswege in die Tests ein; testen Sie nicht nur die manuelle Eingabe.

Prüfen Sie Berichte, Exporte und den Dokumentverlauf

Eine Nummerierungskontrolle lässt sich nur schwer überprüfen, wenn Ihr Team die relevanten Datensätze nicht abrufen kann. Bitten Sie um eine Live-Vorführung der Berichte und Exporte, mit denen Sie ausgestellte Dokumente, Stornierungen, Anpassungen und den Verlauf der Nummernfolge untersuchen würden.

Prüfen Sie, ob die Ausgabe genügend Kontext bietet, damit eine prüfende Person ein Dokument von der Erstellung bis zu späteren Änderungen nachvollziehen kann. Wenn eine scheinbare Lücke oder ein ungewöhnlicher Datensatz eine separate Ansicht, eine manuelle Abfrage oder eine Supportanfrage erfordert, berücksichtigen Sie diesen betrieblichen Aufwand in Ihrer Bewertung.

• Können Sie Dokumente bei Bedarf nach Datum, Status, juristischer Person oder Dokumentart filtern und exportieren?
• Kann der Bericht Entwürfe von ausgestellten oder stornierten Dokumenten unterscheiden?
• Können Benutzer zugehörige Gutschriften, Korrekturen oder erneut ausgestellte Dokumente über den jeweiligen Datensatz finden?
• Können Sie den Verlauf von Konfigurationsänderungen aufbewahren und prüfen, sofern das Produkt ihn erfasst?
• Speichern Sie Beispielberichte und -exporte und fragen Sie anschließend die Personen, die sie prüfen werden, ob die Nachweise verständlich sind.

Trennen Sie Softwarekontrollen von lokalen Rechnungsregeln

Eine ERP-Vorführung kann zeigen, wie ein Produkt konfiguriert ist und wie Benutzer damit arbeiten. Sie kann für sich genommen jedoch nicht belegen, dass Ihr gewählter Prozess die für Ihr Unternehmen geltenden rechtlichen Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, und die bereitgestellten Produktinformationen begründen keine Nummerierungsvorschrift für eine bestimmte Rechtsordnung.

Nutzen Sie maßgebliche lokale Quellen – etwa die zuständige Steuerbehörde oder einschlägige Gesetze – und ziehen Sie bei Bedarf eine qualifizierte Beratung hinzu. Klären Sie Ihre Pflichten für jeden einbezogenen Ort und jede juristische Person, bevor Sie eine Softwarekonfiguration als regelkonform ansehen. Halten Sie die daraus abgeleitete Anforderung getrennt von den Angaben des Anbieters dazu, was seine Anwendung leisten kann.

• Listen Sie die Länder und juristischen Personen auf, die vom geplanten Rollout erfasst werden.
• Ermitteln Sie die geltende Anforderung anhand einer offiziellen lokalen Quelle oder lassen Sie sie von einer qualifizierten Beratung bestätigen.
• Überführen Sie bestätigte Anforderungen in testbare Szenarien für den Anbieter oder das Implementierungsteam.
• Dokumentieren Sie schriftlich die Quelle, die Entscheidung, die Systemkonfiguration und die für die Freigabe verantwortliche Person.
• Überprüfen Sie die Bewertung erneut, wenn sich der Umfang oder der betriebliche Prozess ändert; gehen Sie nicht davon aus, dass eine Konfiguration für alle Rechtsordnungen geeignet ist.