Como escolher um ERP autoalojado para várias moedas: lista de verificação prática
Teste taxas de câmbio, faturas, pagamentos, reavaliações e relatórios em moeda estrangeira antes de escolher um ERP ou uma aplicação de contabilidade autoalojados.
Porque não basta dizer «suporta várias moedas»
Um seletor de moeda não prova que a aplicação suporte o seu fluxo contabilístico. Verifique onde se aplicam as moedas, como se convertem os valores e o que aparece nos registos e relatórios.
Use as afirmações sobre o produto como pontos de partida para testes. Consulte a documentação oficial da versão que pretende utilizar e reproduza os seus fluxos de trabalho numa instância de teste.
A documentação do ERPNext sobre contabilidade multimoeda distingue a moeda da empresa, a moeda da conta, a moeda da transação e, quando aplicável, a moeda da lista de preços. É um exemplo específico, não um modelo que se aplique necessariamente a outros produtos. Fonte: «Multi Currency Accounting», Frappe Technologies: https://docs.frappe.io/erpnext/multi-currency-accounting.
- Registe as moedas que utiliza e a finalidade de cada uma.
- Identifique os relatórios e decisões que dependem de valores convertidos.
- Registe as dúvidas como requisitos a verificar, não como pressupostos.
Mapeie onde cada moeda é utilizada
Acompanhe uma transação desde a cotação até ao lançamento contabilístico. A cotação ou lista de preços pode usar uma moeda diferente da fatura, da contabilidade da empresa ou da conta de pagamento. O processo de compra pode seguir outro percurso.
Teste cotações ou listas de preços, faturas de venda, faturas de compra e pagamentos como fluxos distintos. A documentação do ERPNext, por exemplo, indica que a disponibilidade de uma moeda não configura, por si só, contas de razão em moeda estrangeira ou predefinições de clientes e fornecedores. Fontes: «Multi Currency Accounting», https://docs.frappe.io/erpnext/multi-currency-accounting; «Currency», https://docs.frappe.io/erpnext/currency. Estas páginas oficiais não indicam a versão no URL; confirme a documentação aplicável à versão que vai instalar.
Em cada etapa, registe a moeda introduzida, a moeda conservada no documento e os valores apresentados no razão ou nos relatórios.
- Cotação: que moeda aparece na cotação e na lista de preços?
- Fatura de venda: que moeda é introduzida e que valor é lançado na moeda da empresa?
- Fatura de compra: pode registar a fatura na moeda original do fornecedor?
- Pagamento: que moedas estão disponíveis para as contas e como são imputados os pagamentos?
- Relatórios: consegue identificar o valor original e o convertido?
Distinga moeda da transação e moeda da empresa
Peça ao fornecedor que explique os termos usados para as moedas. A moeda da empresa, a moeda fixa de uma conta, a moeda da transação e a moeda da lista de preços podem ter funções diferentes. Um sistema pode conservar o valor original no documento e convertê-lo para a moeda da empresa para efeitos contabilísticos.
Teste uma fatura numa moeda estrangeira e compare a fatura, o lançamento no razão, o saldo do cliente e o relatório da empresa. Confirme quais os valores originais e quais os convertidos e se continuam visíveis depois do lançamento.
A página «Multi Currency Accounting» do ERPNext descreve estas funções e a conversão contabilística; use-a apenas como exemplo do produto: https://docs.frappe.io/erpnext/multi-currency-accounting. O URL não identifica uma versão, pelo que deve confirmar a documentação correspondente à versão que pretende utilizar.
- Documente a moeda pretendida para a organização ou para os relatórios.
- Identifique as contas que têm de manter saldos numa moeda específica.
- Confirme se o valor e a moeda originais continuam visíveis após o lançamento.
- Verifique se a conversão da lista de preços é independente da conversão contabilística.
Verifique como as taxas de câmbio são obtidas e registadas
Uma taxa tem de ser analisada em conjunto com a data, a fonte, a direção e a finalidade. Descubra se é introduzida manualmente, importada de um fornecedor configurado ou obtida das duas formas. Determine quem pode alterá-la e como se identifica a taxa aplicada a uma transação.
Teste uma transação cuja data do documento seja diferente da data de introdução e outra depois de uma alteração da taxa. Verifique como é escolhida a taxa, se pode ser usada uma taxa manual aprovada e se o registo conserva a taxa aplicada. Não pressuponha que o comportamento predefinido corresponde à sua política contabilística.
A página «Currency Exchange» do ERPNext descreve registos com data de validade, moedas de origem e destino, taxa e aplicabilidade a compras ou vendas. O URL fornecido corresponde ao contexto documental ERPNext v13; confirme as regras da versão que vai utilizar: https://docs.frappe.io/erpnext/v13/user/manual/en/accounts/currency-exchange. A página «Multi Currency Accounting» também aborda taxas manuais e um fornecedor configurado: https://docs.frappe.io/erpnext/multi-currency-accounting.
- Quem pode adicionar, editar ou aprovar uma taxa?
- É possível ver a taxa, a data e a fonte aplicadas a um documento lançado?
- O que acontece se não houver uma taxa para a data da transação?
- Pode ser usada uma taxa manual aprovada quando também existe uma taxa automática?
- Alterar uma taxa afeta registos existentes ou apenas novas transações?
Teste arredondamentos, pagamentos parciais e créditos
Use valores semelhantes aos das suas faturas e métodos de pagamento. Verifique a precisão apresentada e o valor lançado. Casas decimais visíveis, por si só, não determinam o arredondamento de todos os cálculos: no ERPNext, a documentação trata a precisão monetária e o método de arredondamento como configurações distintas. Fonte: «Set Precision», https://docs.frappe.io/erpnext/set-precision. O URL não indica uma versão; confirme as definições na documentação aplicável à versão escolhida.
Registe um pagamento parcial com uma taxa diferente da fatura. Inspecione a imputação, o saldo restante e qualquer diferença cambial realizada. Depois, liquide o saldo e confirme o resultado.
Teste também uma nota de crédito parcial, um reembolso e, se fizer parte do seu processo, a imputação de crédito de cliente noutra fatura. A documentação do ERPNext aborda estas operações em «Payment Entry» e «Credit Note»: https://docs.frappe.io/erpnext/payment-entry e https://docs.frappe.io/erpnext/credit-note. Confirme o comportamento da aplicação e da versão que está a avaliar.
- Crie uma fatura com um valor fracionário e inspecione os valores apresentados e lançados.
- Pague uma parte com uma taxa diferente e examine o saldo residual e qualquer diferença cambial realizada.
- Conclua o pagamento e confirme o estado final da fatura.
- Emita uma nota de crédito parcial e teste o processo de reembolso ou imputação que utiliza.
- Repita os cálculos importantes com as definições habituais de precisão e arredondamento.
Pergunte sobre a reavaliação no fecho do período
A diferença cambial registada na liquidação não é o mesmo que a reavaliação de um saldo em moeda estrangeira ainda em aberto no fecho do período. A reavaliação ajusta o valor contabilístico em moeda da empresa dos saldos elegíveis, sem alterar o montante em moeda estrangeira. Pergunte que saldos são elegíveis, que taxa e data se aplicam e como o ajustamento é tratado no período seguinte.
Teste um saldo em aberto em duas datas de relato. Compare o valor em moeda estrangeira, o valor contabilístico em moeda da empresa e o registo original. Consulte os relatórios de ambas as datas para verificar se a reavaliação posterior não reescreve a fatura, o pagamento ou a taxa histórica.
A documentação do ERPNext distingue a reavaliação das diferenças realizadas associadas a pagamentos e descreve a utilização de um valor contabilístico posterior e de uma taxa de fecho. Fonte: «Exchange Rate Revaluation», https://docs.frappe.io/erpnext/exchange-rate-revaluation. O URL não indica uma versão; consulte a documentação e as definições contabilísticas da versão que pretende usar.
- É possível identificar os saldos em moeda estrangeira que precisam de reavaliação?
- Que data da taxa é utilizada no ajustamento?
- Os relatórios distinguem diferenças não realizadas de diferenças realizadas na liquidação?
- Os relatórios históricos preservam os valores e as taxas relevantes para cada data?
- É possível relacionar o ajustamento com o saldo e o lançamento de origem?
Verifique importações, exportações, integrações e auditoria
Teste os modelos de folha de cálculo, a validação de importações e os campos de exportação que prevê utilizar. Inclua códigos de moeda, datas, taxas, valores e campos de contas ou entidades comerciais. Verifique como são tratadas moedas em falta, códigos inválidos, linhas duplicadas e valores com mais precisão do que a permitida pelo formato de apresentação.
Se outra aplicação trocar registos financeiros com o ERP, teste uma transferência completa de pequena dimensão. Confirme se são transmitidos, quando necessário, o valor original, a moeda, a taxa, a data da taxa e o valor convertido.
Examine os avisos, os registos de importação e o histórico de alterações. A documentação do ERPNext sobre importação descreve modelos, avisos de validação, registos de importação e exportação de linhas de tabelas subordinadas. Fonte: «Data Import», https://docs.frappe.io/erpnext/data-import. O URL não indica uma versão; confirme o comportamento da versão em avaliação.
- Importe um ficheiro pequeno com linhas válidas e outras intencionalmente inválidas.
- Compare os registos importados com o ficheiro de origem e examine os avisos.
- Exporte os mesmos registos e confirme que os campos de moeda e taxa estão incluídos.
- Se aplicável, teste uma integração representativa nos dois sentidos.
- Confirme quem pode alterar taxas e documentos e que registos dessas alterações ficam disponíveis.
Prepare uma matriz de testes antes de escolher
Use os mesmos cenários, moedas, datas e resultados esperados em todas as aplicações avaliadas. Marque cada resultado como aprovado, reprovado ou não verificado e guarde evidências, como capturas de ecrã ou relatórios.
Separe a adequação contabilística da forma de implementação. Primeiro, avalie se a aplicação cumpre os seus requisitos de moeda e contabilidade. Depois, verifique quem controla o acesso, os dados, as cópias de segurança, as atualizações e a recuperação, e que responsabilidades operacionais cabem à sua equipa.
A Airbip disponibiliza implementação gerida para aplicações do seu catálogo público. Consulte o catálogo atual para confirmar se a aplicação pretendida está disponível. As capacidades de infraestrutura indicadas incluem instâncias baseadas em Docker, encaminhamento e automatização de certificados TLS, verificações de DNS, gestão do ciclo de vida dos serviços e cópias de segurança diárias, semanais e mensais configuráveis. Confirme as condições atuais no site oficial da Airbip. A infraestrutura gerida não demonstra que uma aplicação cumpre os seus requisitos contabilísticos nem elimina as suas decisões sobre dados, acesso e governação.
- Cenário
- Resultado esperado
- Resultado observado e evidências
- Aprovado, reprovado ou não verificado
- Questão em aberto, responsável e próximo passo
- Testes mínimos: fatura em moeda estrangeira, fatura de fornecedor, alteração de taxa, pagamento parcial, nota de crédito ou reembolso, reavaliação no fecho do período e importação ou exportação.
Perguntas frequentes
O que deve incluir uma lista de verificação para avaliar um ERP multimoeda?
Inclua moedas usadas em cotações, faturas, contas e pagamentos; taxas e respetivas datas; precisão e arredondamento; pagamentos parciais e créditos; reavaliações; importações, exportações, integrações e auditoria. Teste os requisitos com cenários realistas na versão que pretende utilizar.
Uma fatura em moeda estrangeira prova que o ERP suporta contabilidade multimoeda?
Não. Verifique também as contas associadas, a imputação de pagamentos, as conversões nos relatórios da empresa e a reavaliação no fecho do período, se fizer parte do seu processo.
Como posso testar diferenças de taxas de câmbio?
Registe uma fatura e um pagamento parcial com taxas diferentes. Examine a imputação, o saldo restante e qualquer diferença cambial realizada. Teste separadamente a reavaliação de um saldo em aberto no fecho do período.
O alojamento gerido determina se um ERP é adequado para várias moedas?
Não. A implementação e o comportamento contabilístico são questões distintas. Teste primeiro os fluxos de trabalho e os relatórios; depois compare as responsabilidades operacionais de cada opção de alojamento. Continue a avaliar as implicações para os dados, o acesso e a governação.
Fontes e leituras adicionais
- Multi Currency Accounting — Frappe Technologies
- Currency — Frappe Technologies
- Currency Exchange — Frappe Technologies
- Sales Invoice — Frappe Technologies
- Purchase Invoice — Frappe Technologies
- Payment Entry — Frappe Technologies
- Exchange Rate Revaluation — Frappe Technologies
- Credit Note — Frappe Technologies
- Set Precision — Frappe Technologies
- Data Import — Frappe Technologies