¿Es accesible esta aplicación empresarial? Lista práctica de evaluación
Una lista orientada a la contratación para hablar de accesibilidad antes de elegir una aplicación empresarial. Define las tareas esenciales, pregunta a los proveedores por el producto y la documentación que pueden compartir, y anota las dudas que requieren seguimiento. Es una ayuda para tomar decisiones, no una evaluación técnica basada en estándares.
¿Por qué incluir la accesibilidad en el proceso de compra?
Las aplicaciones empresariales pueden facilitar tareas esenciales, desde gestionar registros hasta aprobar solicitudes. Conviene plantear la accesibilidad antes de elegir un producto o planificar su implementación, para que las necesidades de quienes lo usarán formen parte de la conversación de compra.
UVA Finance describe su Lista de comprobación para la revisión de accesibilidad digital (Digital Accessibility Review Checklist) como un recurso para solicitudes de compra o contratos que puedan incluir un componente digital, como software, herramientas o contenido. Esto respalda un principio práctico de contratación: incluir la accesibilidad en la conversación sobre la selección, en lugar de dejarla para después de tomar una decisión. El recurso está disponible en https://uvafinance.virginia.edu/resources/digital-accessibility-review-checklist.
- Incluye la accesibilidad en la misma conversación que la adecuación a los flujos de trabajo, la seguridad, el soporte y los requisitos operativos.
- Habla de la aplicación y los módulos que el equipo prevé utilizar, en vez de basarte en afirmaciones generales sobre el producto.
- Considera este artículo una ayuda para conversar sobre la contratación, no una evaluación técnica conforme a un estándar de accesibilidad.
Describe el trabajo que debe realizar tu equipo
Empieza por describir el trabajo que la aplicación debe facilitar. Explica en lenguaje sencillo algunas tareas importantes e identifica quién espera realizarlas. Así, el equipo y el proveedor tendrán una base común para conversar sobre si el producto es adecuado.
Cuando sea posible, involucra a quienes utilizarán la aplicación e invítales a explicar qué necesitan. No des por sentado que la experiencia de una sola persona representa la de todo el mundo.
- Enumera entre tres y cinco tareas importantes, como crear un registro, volver a encontrarlo o enviar una solicitud.
- Anota quién debe completar cada tarea y de qué depende el trabajo.
- Identifica las necesidades de acceso o herramientas concretas que el personal diga que utiliza, sin hacer suposiciones sobre las personas.
- Decide quién revisará las preguntas pendientes y tomará la decisión de compra.
Pregunta al proveedor qué información tiene disponible
Pregunta al proveedor qué información sobre accesibilidad o materiales de evaluación puede compartir sobre la aplicación que estás considerando. Averigua qué áreas del producto cubre esa información y si corresponde a los módulos y casos de uso que el equipo prevé adoptar.
Estas preguntas sirven para entender qué información está disponible; no constituyen un estándar de documentación obligatorio. Si el material no responde a tus preguntas, anota qué sigue sin estar claro y pide al proveedor que lo explique.
- ¿Qué información sobre accesibilidad o materiales de evaluación pueden compartir sobre esta aplicación?
- ¿Qué áreas o módulos del producto abarcan esos materiales?
- ¿Qué debemos saber sobre el alcance de la información y las áreas que no cubre?
- ¿Pueden hablar de las tareas que prevé realizar nuestro equipo y responder preguntas al respecto?
- Anota las preguntas sin respuesta; no interpretes la falta de información como prueba a favor ni en contra.
Habla con el proveedor sobre los flujos de trabajo esenciales
Utiliza tu lista de tareas esenciales para guiar una conversación o demostración del producto. Pide al proveedor que muestre las partes pertinentes de la aplicación y explique cómo completaría cada tarea una persona usuaria. Así, la conversación se centra en el uso previsto por tu equipo, en lugar de limitarse a una presentación general del producto.
Esta conversación puede ayudar a identificar preguntas que requieran seguimiento. Por sí sola, no demuestra que todas las partes de la aplicación sean accesibles ni que cumpla un estándar técnico concreto.
- Pide una demostración de las tareas que identificó tu equipo.
- Pregunta cómo responde la aplicación a las necesidades de acceso que haya planteado el personal.
- Anota las tareas o áreas del producto que no se trataron en la conversación.
- Registra qué aspectos requieren más explicaciones o revisión antes de tomar la decisión de compra.
Utiliza con cuidado los ejemplos de productos
Si estás evaluando un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), la lista de evaluación de Blackboard sugiere fijarse en funciones como la narración de audio y la adaptación del contenido a las necesidades del alumnado. Son ejemplos que puedes plantear durante una conversación sobre el producto, pero por sí solos no demuestran que un sistema sea accesible. Consulta la Lista de evaluación de LMS de Blackboard (LMS Evaluation Checklist): https://www.blackboard.com/learning-management-system/lms-evaluation-checklist-for-business-and-government.
En otras categorías de aplicaciones empresariales, haz preguntas que se ajusten al trabajo que necesita realizar tu equipo. No des por sentado que un ejemplo de un LMS es aplicable a otra categoría de producto.
- Si se trata de un LMS, pregunta al proveedor por funciones como la narración de audio y la adaptación del contenido a las necesidades del alumnado.
- Pregunta cómo se relaciona cada función con las tareas de aprendizaje que tu organización quiere facilitar.
- Para otros tipos de aplicaciones, centra las preguntas en el producto y los flujos de trabajo que estás considerando.
- No consideres la presencia de una función como una evaluación completa de accesibilidad.
Deja constancia clara de la decisión
Guarda notas del proceso de compra que relacionen la aplicación con el trabajo que prevé realizar tu equipo. Registra qué tareas se trataron, qué información compartió el proveedor, qué preguntas siguen pendientes y quién hará el seguimiento.
Un registro claro ayuda al equipo a trasladar las dudas sin resolver a la siguiente decisión o etapa de planificación. También facilita distinguir lo que averiguaste de lo que aún requiere revisión.
- Registra la aplicación y las áreas del producto que se trataron.
- Enumera los flujos de trabajo y las necesidades de acceso planteados durante la conversación.
- Resume la información que proporcionó el proveedor y anota qué preguntas siguen sin respuesta.
- Asigna una persona responsable y un siguiente paso para cada pregunta pendiente.
- Mantén visibles las preguntas sin resolver durante la decisión de compra y la planificación de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Puede un equipo pequeño utilizar esta lista sin contar con una persona especialista en accesibilidad?
Sí. Un equipo pequeño puede utilizarla para incluir la accesibilidad en las conversaciones de compra, describir el trabajo importante y anotar preguntas para darles seguimiento. Es una ayuda para conversar, no una evaluación técnica conforme a un estándar de accesibilidad.
¿La información del proveedor demuestra que la aplicación cubrirá nuestras necesidades?
No por sí sola. Pregunta qué áreas del producto y qué tareas cubre la información, habla con el proveedor sobre el uso que prevé darle tu equipo y anota lo que siga sin estar claro.
¿Qué debemos hacer si aún tenemos preguntas después de hablar con el proveedor?
Documenta las preguntas sin respuesta, asigna a alguien la tarea de hacer el seguimiento y mantenlas visibles durante la decisión de compra. Valora si la información disponible es suficiente para que tu organización siga adelante.
¿Alojar una aplicación en servidores propios hace que sea más accesible?
El modelo de implementación, por sí solo, no demuestra si una aplicación es accesible. Habla de la aplicación y de los flujos de trabajo que prevé utilizar tu equipo. La infraestructura y la accesibilidad de la aplicación son aspectos distintos.
Fuentes y lecturas adicionales
- Digital Accessibility Review Checklist — UVA Finance
- LMS Evaluation Checklist for Business and Government — Blackboard