KI-Chatoberfläche oder Workflow-Tool? Entscheiden Sie nach der Aufgabe, nicht nach der Oberfläche

Beginnen Sie mit der Aufgabe, nicht mit der Produktkategorie

Bei der Entscheidung zwischen KI-Workflow-Tools und Chatoberflächen geht es nicht um einen Wettstreit zwischen zwei Arten von Software. Entscheidend ist, wie eine konkrete Aufgabe ausgeführt werden soll. Hinter einer dialogorientierten Oberfläche kann ein strukturierter Prozess stehen, und ein Workflow kann ein Gespräch enthalten. Bewerten Sie das benötigte Verhalten, statt sich vom ersten Bildschirm leiten zu lassen.

Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Satz und beantworten Sie dann vier Fragen: Was löst sie aus? Wer nutzt das Ergebnis oder erhält es? Was soll als Nächstes geschehen? Woran lässt sich ein erfolgreicher Abschluss erkennen? Wenn die Antworten von Fall zu Fall stark variieren, brauchen die Beteiligten möglicherweise Spielraum, um zu erkunden und nachzufragen. Beschreiben die Antworten dagegen eine stabile Abfolge, lässt sich ein klar definierter Prozess womöglich leichter testen und steuern.

• Aufgabe: Beschreiben Sie die Arbeit, ohne ein Produkt zu nennen.
• Auslöser: Legen Sie fest, wodurch sie beginnt, etwa durch eine Hilfsanfrage einer Person oder ein definiertes Geschäftsereignis.
• Ergebnis: Geben Sie an, was erstellt, geändert, geprüft oder kommuniziert werden muss.
• Erfolg: Definieren Sie, woran eine Person erkennt, ob das Ergebnis akzeptabel ist.

Wann eine Chatoberfläche besser geeignet ist

Eine Chatoberfläche ist naheliegend, wenn eine Person die Interaktion steuert: Sie stellt eine Frage, reagiert auf neue Erkenntnisse, ergänzt Kontext oder ändert die Richtung. Dieses Muster eignet sich für Aufgaben, bei denen der nächste sinnvolle Schritt von der Rückfrage des Nutzers abhängt und nicht von einer festen Abfolge, die jedes Mal gleich ablaufen soll.

Mögliche Aufgaben zum Testen sind die Erkundung eines Themas, Fragen zu internen Materialien oder das Entwerfen einer Antwort, die anschließend von einer Person überarbeitet wird. Dabei handelt es sich um Aufgabentypen, nicht um Garantien dafür, was eine bestimmte Anwendung leisten kann. Prüfen Sie in der aktuellen offiziellen Dokumentation der Anwendung, welche Quellen vorgesehen sind, wie Kontext verarbeitet wird und welche Berechtigungen und Steuerungsmöglichkeiten verfügbar sind.

Fragen Sie sich, ob Nutzer das Gespräch lenken können müssen, ob sie ein Missverständnis eindeutig korrigieren können sollen und ob eine Person das Ergebnis vor seiner Verwendung prüfen muss. Wenn der Erfolg von einer Reihe verlässlicher Aktionen außerhalb des Gesprächs abhängt, reicht eine Chatoberfläche allein möglicherweise nicht aus.

• Wählen Sie für den Test eine nutzergeführte Aufgabe mit einer plausiblen Rückfrage.
• Prüfen Sie, ob der Nutzer relevanten Kontext bereitstellen und mit einer unklaren Antwort umgehen kann.
• Legen Sie fest, welche Nachweise oder Prüfungen erforderlich sind, bevor die Antwort umgesetzt wird.
• Überprüfen Sie das dokumentierte Verhalten der Anwendung, statt es aus einer Chatoberfläche abzuleiten.

Wann ein Workflow-Tool besser geeignet ist

Ein Workflow-orientierter Ansatz ist prüfenswert, wenn sich eine Aufgabe wiederholt und als Auslöser mit anschließenden Schritten, Entscheidungen oder Übergaben beschreiben lässt, die zu einem definierten Ergebnis führen. Je wichtiger es ist, dass Fälle einem vereinbarten Verfahren folgen, desto sinnvoller ist es, die gesamte Abfolge zu testen und nicht nur den generierten Text.

Skizzieren Sie den Prozess, bevor Sie eine Anwendung auswählen. Berücksichtigen Sie die Startbedingung, Eingaben, Schritte, Entscheidungspunkte, verantwortlichen Personen, die abschließende Aktion und das Vorgehen bei fehlenden Informationen. Prüfen Sie dann, ob die Dokumentation der infrage kommenden Anwendung die für genau diesen Prozess erforderlichen Funktionen bestätigt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Tool einen Auslöser, eine Integration, eine Freigabe oder einen Wiederherstellungsweg unterstützt, nur weil es als Workflow-Tool bezeichnet wird.

Manche Aufgaben erfordern beide Muster: Ein Workflow kann wiederholbare Schritte strukturieren, während eine Person im Gespräch eine Ausnahme untersucht. Entscheiden Sie, welcher Teil Struktur braucht und welcher menschliches Urteilsvermögen. Eine Kombination ist nur dann sinnvoll, wenn die Übergabe zwischen den beiden Teilen klar und testbar ist.

• Listen Sie alle Schritte in der richtigen Reihenfolge auf und benennen Sie die jeweils verantwortliche Person oder Komponente.
• Kennzeichnen Sie Entscheidungen, die konsistent getroffen werden können, sowie Ausnahmen, die eine Person erfordern.
• Legen Sie fest, was geschieht, wenn eine Eingabe fehlt, ein Schritt fehlschlägt oder das Ergebnis abgelehnt wird.
• Bestätigen Sie, dass für die konkrete Anwendung jede erforderliche Aktion und Übergabe dokumentiert ist.

Vergleichen Sie betriebliche Anforderungen, nicht Funktionsbezeichnungen

Vergleichen Sie Ihre engere Auswahl anhand der betrieblichen Anforderungen der Aufgabe. Halten Sie für jeden der folgenden Punkte die Belege aus der offiziellen Dokumentation, das Testergebnis und alle offenen Fragen fest. Behandeln Sie eine nicht dokumentierte Funktion als unbestätigt und nicht als stillschweigend vorausgesetzt.

Der Status ist relevant, wenn der Prozess frühere Eingaben berücksichtigen, Fortschritte speichern oder nach einer Unterbrechung fortgesetzt werden muss. Integrationen sind wichtig, wenn Informationen oder Aktionen in ein anderes System übertragen werden müssen. Eine menschliche Prüfung ist wichtig, wenn eine Person ein Ergebnis vor seiner Verwendung freigeben, korrigieren oder beurteilen muss. Die Sichtbarkeit von Fehlern ist relevant, wenn das Team erkennen muss, dass ein Schritt nicht abgeschlossen wurde. Zugriffsgrenzen sind wichtig, wenn verschiedene Nutzer unterschiedliche Berechtigungen oder Datenzugriffe haben sollen.

Dies sind Fragen, die es zu prüfen gilt, keine Behauptungen darüber, wie jede Chat- oder Workflow-Anwendung mit ihnen umgeht. Die richtige Antwort hängt von der Aufgabe, der Anwendung und ihrer dokumentierten Konfiguration ab.

• Status: Welche Informationen müssen wie lange gespeichert werden, und wer darf sie sehen?
• Integrationen: Welche Systeme müssen Eingaben liefern oder Aktionen empfangen, und welche Unterstützung ist laut offizieller Dokumentation verfügbar?
• Menschliche Prüfung: Wo sind eine Freigabe oder Korrektur nötig, und kann der Prozess bis dahin angehalten werden?
• Fehlersichtbarkeit: Wie erkennt eine verantwortliche Person einen fehlgeschlagenen, unvollständigen oder unerwarteten Schritt?
• Zugriffsgrenzen: Welche Personen, Rollen oder Zielgruppen dürfen die Anwendung und ihre Daten nutzen?
• Governance: Welche Daten dürfen eingegeben, gespeichert oder verarbeitet werden, und wer legt diese Regeln fest?

Testen Sie eine repräsentative Aufgabe

Bewerten Sie eine Anwendung nicht nur anhand einer ausgefeilten Vorführung oder einer idealen Eingabe. Nehmen Sie eine wichtige Aufgabe und testen Sie sie in der infrage kommenden Anwendung mit repräsentativen Beispielen. Berücksichtigen Sie einen Routinefall, einen Fall mit unvollständigen oder mehrdeutigen Informationen sowie einen Fall, der eine Korrektur, eine menschliche Entscheidung oder die Wiederherstellung nach einem nicht abgeschlossenen Schritt erfordert.

Legen Sie für alle Kandidaten dieselben Erfolgskriterien zugrunde. Halten Sie die Eingaben, das erwartete Ergebnis, das beobachtete Verhalten, erforderliche Eingriffe und alle ungeklärten Annahmen fest. Ist das Produktverhalten unklar, konsultieren Sie die aktuelle offizielle Dokumentation und fragen Sie den Anbieter oder die Projektverantwortlichen, statt die Lücke durch Vermutungen zu füllen.

Ein kurzes Testprotokoll hilft einem kleinen Team, eine Entscheidung zu treffen, ohne die Bewertung auf einen bloßen Funktionsvergleich zu reduzieren.

• Normalfall: Wird das erforderliche Ergebnis erreicht?
• Ausnahmefall: Was geschieht, wenn Kontext fehlt, widersprüchlich ist oder außerhalb des erwarteten Ablaufs liegt?
• Wiederherstellung: Kann eine Person erkennen, was angehalten wurde, und entscheiden, was als Nächstes zu tun ist?
• Prüfung: Kann die richtige Person ein Ergebnis prüfen oder ablehnen, bevor es relevant wird?
• Belege: Notieren Sie die Dokumentationsseite oder den beobachteten Test, der jede Schlussfolgerung stützt.

Prüfen Sie die Funktionen in der aktuellen offiziellen Dokumentation

Suchen Sie vor der Auswahl einer Anwendung in der offiziellen Dokumentation nach Belegen für jede Anforderung, von der Ihr Prozess abhängt. Prüfen Sie in der einschlägigen Produkt- oder Projektdokumentation das unterstützte Verhalten, Konfigurationsvoraussetzungen, Einschränkungen und versionsspezifische Einzelheiten. Eine Funktionsbeschreibung eines Dritten, eine Vorführung oder das Erscheinungsbild der Oberfläche reichen nicht aus, um festzustellen, wie die Aufgabe in Ihrer Bereitstellung funktionieren wird.

Ordnen Sie Ihre Erkenntnisse drei Gruppen zu: dokumentiert, im Test bestätigt und ungeklärt. Scheinen Dokumentation und beobachtetes Verhalten voneinander abzuweichen, halten Sie die Abweichung fest und holen Sie eine Klärung ein, bevor Sie sich auf die Funktion verlassen. Prüfen Sie die Dokumentation erneut, wenn Sie die Anwendungsversion oder Ihre Prozessannahmen ändern.

Definieren Sie bei KI-Aufgaben außerdem, was Nutzer eingeben dürfen, welche Ausgaben geprüft werden müssen und welche Aktionen die Anwendung ausführen darf. OWASP Top 10 für LLM-Anwendungen ist eine maßgebliche Sicherheitsreferenz, die Sie bei der Bewertung relevanter Risiken heranziehen können. Sie bestätigt jedoch nicht von sich aus die Sicherheitskontrollen einer bestimmten Anwendung.

• Suchen Sie in der offiziellen Dokumentation nach der konkreten Funktion und nicht nur nach einer allgemeinen Produktkategorie.
• Notieren Sie die ausgewertete Anwendungsversion oder den Dokumentationsstand.
• Bestätigen Sie alle Abhängigkeiten, Einrichtungsschritte und Einschränkungen, die sich auf die Aufgabe auswirken.
• Nehmen Sie ungeklärtes Verhalten erst dann in den Prozess auf, wenn es überprüft wurde.

Wählen Sie das einfachste Bereitstellungsmodell, das die Anforderungen erfüllt

Wählen Sie die einfachste Lösung, die den funktionalen, zugriffsbezogenen und betrieblichen Anforderungen der Aufgabe genügt. Eine Chatoberfläche kann ausreichen, wenn eine Person die Arbeit steuert und das Ergebnis keine wiederholbare Aktionskette erfordert. Ein Workflow-Ansatz kann passen, wenn der Prozess definierte Auslöser, Schritte und Übergaben benötigt. Erfüllt keine der Optionen die dokumentierten Anforderungen, prüfen Sie weiter, statt eine unpassende Lösung zu erzwingen.

Self-Hosting ist eine Bereitstellungsentscheidung und kein Ersatz dafür, festzulegen, wer für Daten, Nutzerzugriff, Prozessregeln, Prüfungen und Maßnahmen bei Problemen verantwortlich ist. Teams sollten diese Entscheidungen ausdrücklich treffen und bestätigen, dass die ausgewählte Anwendung und Bereitstellungsform sie unterstützen.

Airbip bietet die verwaltete Bereitstellung von Anwendungen aus seinem öffentlichen Katalog an, darunter auch KI-Anwendungen. Anwendungsinstanzen laufen als Docker-Workloads auf Airbip-Cloudservern. Airbip automatisiert Routing und TLS-Zertifikate über Traefik und Let’s Encrypt und bietet DNS-Prüfungen, Verwaltung des Dienstlebenszyklus sowie konfigurierbare tägliche, wöchentliche und monatliche Backups. Kunden können eine Airbip-Subdomain oder eine kompatible eigene Domain verwenden.

Eine verwaltete Infrastruktur kann den Aufwand für die Einrichtung und den Betrieb der Cloud-Ebene verringern. Sie entscheidet jedoch nicht, welche Daten das Team verwenden sollte, wer Zugriff haben sollte, wie Ausgaben zu prüfen sind oder welcher Geschäftsprozess angemessen ist. Aktuelle Tarife und genaue Vertragsbedingungen finden Sie auf der aktuellen Airbip-Website. Leiten Sie diese nicht aus einer allgemeinen Beschreibung ab.

• Dokumentieren Sie, wer für Anwendungszugriff, Datenauswahl und Prozesssteuerung verantwortlich ist.
• Legen Sie fest, wie Nutzer Fehler oder fragwürdige Ausgaben eskalieren können.
• Bestätigen Sie, dass die benötigte Anwendung verfügbar ist und ihre dokumentierten Funktionen zur Aufgabe passen.
• Vergleichen Sie die verwaltete Bereitstellung mit anderen Bereitstellungsmodellen, wenn Ihre Anforderungen eine andere Kontrolle oder andere betriebliche Rahmenbedingungen erfordern.
• Prüfen Sie aktuelle Tarifdetails und Vertragsbedingungen direkt auf der aktuellen Airbip-Website.