Kann Ihr ERP-System die Bücher sicher abschließen? Eine Prüfliste zur Bewertung von Buchungsperioden

Beginnen Sie mit den Abschlussregeln, die Ihr Unternehmen benötigt

Bevor Sie Software vergleichen, halten Sie fest, was „abgeschlossen“ für Ihr Unternehmen bedeutet. Legen Sie fest, welche Perioden Sie verwenden, welche Transaktionen geprüft werden müssen, wer den Abschluss genehmigt und welche Ausnahmen weiterhin zulässig sein dürfen. Für einen Monatsabschluss können andere Anforderungen gelten als für einen Jahresabschluss. Testen Sie daher die Perioden und Genehmigungsschritte, die für Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe relevant sind.

Die folgenden Punkte sind allgemeine Hinweise zur Bewertung von Anwendungen und keine verbindlichen Buchhaltungs- oder Prüfungsvorgaben. Trennen Sie Rechnungslegungsrichtlinien vom Verhalten der Anwendung: Ihr Unternehmen legt die Bilanzierungsweise, die Prüfungsverantwortlichkeiten und die zulässigen Ausnahmen fest. Das ERP kann Kontrollen zur Unterstützung dieses Prozesses bereitstellen. Eine Einstellung oder Statusbezeichnung belegt jedoch weder, dass der Prozess angemessen ist, noch dass die erforderlichen Prüfungen stattgefunden haben.

• Listen Sie die Periodentypen und das Datum auf, zu dem jede Periode voraussichtlich abgeschlossen wird.
• Bestimmen Sie die Rollen, die für die Vorbereitung, Prüfung und Genehmigung des Abschlusses verantwortlich sind.
• Legen Sie fest, ob Ausnahmen zulässig sind, wer sie genehmigen darf und wie sie dokumentiert werden müssen.
• Halten Sie fest, welche Transaktionsbereiche vor dem Abschluss abgewickelt oder geprüft werden müssen, etwa Verbindlichkeiten, Forderungen oder gegebenenfalls die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Testen Sie reguläre und verspätete Transaktionen – nicht nur die Schaltfläche zum Abschluss

Verwenden Sie eine Testumgebung und eine repräsentative Periode. Erfassen Sie zunächst routinemäßige Transaktionen mit einem Datum innerhalb der offenen Periode und prüfen Sie, wie sie in den relevanten Datensätzen und Berichten erscheinen. Schließen Sie anschließend die Periode mit der vorgesehenen Rolle und dem vorgesehenen Arbeitsablauf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein erfolgreicher Abschlussvorgang jeden Transaktionsweg einschränkt.

Versuchen Sie nach dem Abschluss, eine Transaktion mit einem Datum in der geschlossenen Periode zu erfassen. Wiederholen Sie den Test mit Datensätzen, die über alle von Ihrem Unternehmen genutzten Wege eingegeben werden, etwa über Importe oder Integrationen. Prüfen Sie, ob die Anwendung die Erfassung blockiert, sie mit einer Genehmigung oder Warnung zulässt oder sie ohne eindeutigen Hinweis annimmt. Das sind Prüffragen, keine Funktionen, die bei allen ERP-Produkten vorausgesetzt werden können.

Als dokumentiertes Beispiel besagen die Anweisungen von NetSuite zum Periodenabschluss, dass Transaktionen, die auf Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und gegebenenfalls Lohn- und Gehaltsabrechnung buchen, gesperrt werden müssen, bevor die Kontenprüfung und weitere erforderliche Abschlussarbeiten stattfinden. [Oracle NetSuite: Using the Period Close Checklist](https://docs.oracle.com/en/cloud/saas/netsuite/ns-online-help/section_N1455781.html). Dies beschreibt die in diesen Anweisungen angegebene Reihenfolge. Daraus lässt sich nicht ableiten, wie eine andere Anwendung diese Bereiche oder weitere Transaktionswege behandelt.

• Testen Sie eine normale Buchung mit einem Datum in der offenen Periode.
• Testen Sie eine rückdatierte Buchung, die nach dem Abschluss der Periode erstellt wird.
• Wiederholen Sie den Test über einen Dateiimport sowie jede relevante Integration oder jeden automatisierten Arbeitsablauf.
• Halten Sie das genaue Ergebnis fest: blockiert, mit einer Kontrolle zugelassen oder ohne eindeutigen Hinweis zugelassen.
• Prüfen Sie, ob der Benutzer eine hilfreiche Erklärung erhält und ob der Versuch oder die Transaktion nachvollziehbare Nachweise hinterlässt.

Legen Sie Korrekturwege nach dem Abschluss eindeutig fest

Wählen Sie einen realistischen Fehler, etwa eine Transaktion, die auf das falsche Konto oder mit einem falschen Betrag erfasst wurde, und testen Sie den Korrekturweg, den Ihre Richtlinie vorsieht. Ermitteln Sie, ob der Arbeitsablauf eine Stornierung, eine Anpassung in einer offenen Periode oder eine andere Methode umfasst. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Bearbeiten der ursprünglichen Transaktion, das Buchen einer Anpassung oder das Wiedereröffnen einer Periode für Ihr Unternehmen zulässig ist.

Wenn die Wiedereröffnung Teil Ihrer Richtlinie ist, testen Sie, wer sie vornehmen darf, welche Genehmigung erforderlich ist und welche Informationen aufgezeichnet werden. Ist eine Wiedereröffnung nicht zulässig, prüfen Sie, ob die Mitarbeitenden die genehmigte Alternative nutzen können, ohne den Datensatz der geschlossenen Periode zu ändern. Die verfügbaren Optionen der Anwendung ersetzen nicht die Entscheidung Ihres Unternehmens darüber, welche Bilanzierungsweise angemessen ist.

• Kann die berechtigte Person den Testfehler erkennen und korrigieren, ohne den ursprünglichen Kontext zu verlieren?
• Zeigt die Korrektur ihr Datum, die Buchungsperiode und den Bezug zur ursprünglichen Buchung?
• Ist die Aktion eingeschränkt und wird der Grund aufgezeichnet, wenn die Periode wiedereröffnet wird?
• Kann die prüfende Person eine genehmigte Ausnahme von einer gewöhnlichen verspäteten Buchung unterscheiden?
• Dokumentieren Sie alle Korrekturwege, für die außerhalb der Anwendung eine separate Genehmigung oder ein zusätzliches Verfahren erforderlich ist.

Prüfen Sie Zugriffsgrenzen und Genehmigungsverantwortlichkeiten

Ordnen Sie die Aufgaben Ihres Abschlussprozesses den in der Anwendung verfügbaren Berechtigungen zu. Testen Sie den Prozess mit getrennten Konten für die laufende Buchhaltung, die Abschlussprüfung und die Wiedereröffnung von Perioden, sofern Ihre Arbeitsabläufe eine Trennung dieser Aufgaben erfordern. Prüfen Sie die tatsächlichen Auswirkungen jeder Berechtigung, statt sich nur auf Rollennamen oder die Funktionsbeschreibung eines Anbieters zu verlassen.

Ein kleines Team kann möglicherweise nicht jede Aufgabe einer anderen Person zuweisen. Kann die Anwendung eine von Ihrer Richtlinie verlangte Aufgabentrennung nicht durchsetzen, entscheiden Sie, ob eine dokumentierte unabhängige Prüfung oder ein anderer kompensierender Prozess für Ihr Unternehmen akzeptabel ist. Halten Sie diese Lücke vor der Einführung fest, statt sie als unwichtiges Konfigurationsdetail zu behandeln.

• Kann eine Person in der laufenden Buchhaltung gewöhnliche Transaktionen buchen, ohne zugleich die Berechtigung zur Wiedereröffnung von Perioden zu erhalten?
• Wer kann den Abschluss genehmigen, und darf dieselbe Person ihn vorbereiten und genehmigen, wenn die Richtlinie eine unabhängige Prüfung verlangt?
• Kann der Zugriff bei Bedarf auf das jeweilige Unternehmen, Hauptbuch oder die jeweilige Periode beschränkt werden?
• Testen Sie, was geschieht, wenn sich die Rolle eines Benutzers ändert oder der Zugriff entzogen wird, sofern dies Teil Ihres Prozesses ist.
• Dokumentieren Sie Berechtigungen, die sich in der Anwendung nicht so trennen lassen, wie es Ihre Richtlinie verlangt.

Prüfen Sie Berichte und Nachweise nach Anpassungen

Erstellen Sie die Berichte, die Ihr Team für die Abschlussprüfung verwendet, und nehmen Sie anschließend im Testszenario eine genehmigte verspätete Anpassung vor. Erstellen Sie die Berichte erneut und vergleichen Sie die Ergebnisse. Stellen Sie fest, ob die Anwendung die Periode und den Datenstand des Berichts ausreichend deutlich macht, damit eine prüfende Person erkennen kann, welche Version geprüft wird.

Prüfen Sie die Nachweiskette direkt. Suchen Sie nach Datensätzen, anhand derer sich nachvollziehen lässt, wer eine Änderung vorgenommen oder genehmigt hat, was geändert wurde und wann. Testen Sie, ob relevante Datensätze und Berichte in einer brauchbaren Form exportiert werden können. Schließen Sie nicht allein daraus, dass Berichte reproduzierbar sind oder ein vollständiger Prüfpfad vorliegt, dass die Anwendung einen Bericht erstellen oder Daten exportieren kann.

• Speichern Sie die ursprünglichen Abschlussberichte und notieren Sie Periode und Ausführungskontext.
• Buchen Sie die Testanpassung über den genehmigten Weg und erstellen Sie die Berichte erneut.
• Vergleichen Sie die beiden Berichtssätze und halten Sie fest, wie eine prüfende Person die Auswirkungen der Anpassung erkennen kann.
• Prüfen Sie die Änderungs- und Genehmigungsdetails zur Testtransaktion sowie zu etwaigen Änderungen des Periodenstatus.
• Exportieren Sie repräsentative Berichte und Belege und prüfen Sie anschließend, ob eine prüfende Person sie außerhalb der Anwendung auswerten kann.

Führen Sie einen repräsentativen Abschluss durch und halten Sie Lücken fest

Ein szenariobasierter Testlauf kann dabei helfen, die Anwendung anhand der Anforderungen Ihres Unternehmens zu bewerten. Führen Sie in einer Nicht-Produktivumgebung eine Periode von der regulären Erfassung bis zur Prüfung und zum Abschluss durch. Testen Sie danach einen rückdatierten Posten, eine genehmigte Korrektur, eine Berechtigungsgrenze und den Berichtsexport. Halten Sie die Testschritte, Benutzerrollen, Ergebnisse und offenen Fragen gemeinsam fest, damit sich die Bewertung wiederholen lässt, wenn sich Einstellungen oder Arbeitsabläufe ändern.

Ordnen Sie jede festgestellte Lücke einer Maßnahme zu: Konfiguration, dokumentiertes Verfahren, unabhängige Prüfung, andere Anforderung an die Anwendung oder eine Entscheidung zur Einführung. Beschreiben Sie genau, was manuell bleibt. Wenn eine wichtige Kontrolle davon abhängt, dass Mitarbeitende an einen Schritt denken, legen Sie im Rahmen Ihres Prozesses fest, wer dafür verantwortlich ist und wie die Durchführung nachgewiesen wird.

• Verwenden Sie Testdatensätze, die Ihren tatsächlichen Transaktionswegen ähneln, ohne Produktionsdaten zu gefährden.
• Halten Sie das erwartete Verhalten vor jedem Test fest und vergleichen Sie es mit dem tatsächlichen Verhalten der Anwendung.
• Dokumentieren Sie die verwendete Rolle, die ausgeführte Aktion, das Ergebnis und alle verfügbaren Prüfungsnachweise.
• Weisen Sie jeder offenen Lücke eine verantwortliche Person und eine von Ihrem Unternehmen festgelegte kompensierende Kontrolle zu.
• Wiederholen Sie den Test nach wesentlichen Änderungen an Arbeitsabläufen, Berechtigungen oder Konfiguration.

Vergleichen Sie Anwendungen, ohne Hosting und Buchhaltungskontrollen zu verwechseln

Verwenden Sie für jede Anwendung, die Sie bewerten, dieselben Szenarien und Akzeptanzkriterien. Bitten Sie Anbieter oder Betreuer um aktuelle Dokumentation zu den konkreten Verhaltensweisen, die Sie benötigen, und überprüfen Sie wichtige Aussagen anschließend in einer Testinstanz. Die hier verfügbaren Informationen belegen nicht, wie bestimmte ERP-Produkte rückdatierte Buchungen, Wiedereröffnungen, Rollentrennung, Reproduzierbarkeit von Berichten oder die Aufbewahrung von Prüfungsnachweisen handhaben. Behandeln Sie jeden dieser Punkte daher als etwas, das bestätigt werden muss, statt es vorauszusetzen.

Wählen Sie das Bereitstellungsmodell unabhängig von der Bewertung der Buchhaltungskontrollen. Airbip bietet die verwaltete Bereitstellung von Anwendungen aus seinem öffentlichen Katalog an. Die Anwendungsinstanzen laufen dabei als Docker-Workloads auf Airbip-Cloudservern. Zu den Infrastrukturleistungen gehören die Verwaltung des Servicelebenszyklus und konfigurierbare tägliche, wöchentliche und monatliche Backups. Diese Leistungen belegen weder das Verhalten eines ERP beim Periodenabschluss noch garantieren sie eine bestimmte Berichtshistorie. Sie entbinden Ihr Unternehmen auch nicht von seiner Verantwortung für Zugriff, Rechnungslegungsrichtlinien und Prüfungen. Informieren Sie sich bei Airbip über die aktuellen Informationen zu Tarifen und Geschäftsbedingungen.

• Vergleichen Sie das beobachtete Verhalten der Arbeitsabläufe und nicht nur die Funktionsbezeichnungen.
• Betrachten Sie Backup-Vereinbarungen als separate betriebliche Frage und prüfen Sie, ob sie Ihre Anforderungen an Wiederherstellung und Governance erfüllen.
• Werten Sie eine Hosting-Funktion nicht als Nachweis dafür, dass Buchhaltungsdaten korrekt sind oder ein Abschluss ordnungsgemäß genehmigt wurde.
• Halten Sie für jede verbindliche Anforderung fest, ob sie von der Anwendung durchgesetzt, durch einen dokumentierten Prozess abgedeckt oder noch nicht geklärt wird.